우리 기업에 맞는 제안 관리 시스템 도입 방안

우리나라의 대부분 기업 혹은 기관에는 제도 개선 및 아이디어 도출을 위해 제안제도를 운영하고 있습니다. 그러나, 제안관리시스템을 도입해서 막상 사용해 보면 프로세스가 우리 기업의 현실과 맞지 않고, 복잡하여 몇 년 사용하다가 일부 기능만 쓰거나 아예 쓰지 않게 됩니다. 이에 간소화된 프로세스를 적용하여 현실적으로 기업에서 활용 가능한 제안제도관리 방안을 찾아 보고자 합니다.

제안제도란

공공분야에서 말하는 제안제도는 국민이 제안한 각종 행정개선 아이디어를 행정에 반영하여 민간의 다양성과 창의성을 현안 과제 해결과 정책개발에 활용하고자 하기 위한 제도이며, 기업에서 말하는 제안제도는 조직원들이 업무수행과저에서 창의성과 탐구정신을 발휘하여 유익한 창안 또는 개선안을 도출하였거나 업무에 적용한 경우 이를 제출받아 심사평가하고 경영개선에 기여효과가 크다고 인정될 때 그에 따른 보상을 시행하는 제도입니다.

공공기관과 기업의 제안제도 예시

구분	공공기관	일반 기업
목적	국민과 공무원의 창의적인 아이디어를 정부시책 및 행정제도 개선에 반영하여 국민 참여 활성화 및 행정 업무 혁신 촉진	직원의 창의력과 연구심을 계발하고 경영효율을 향상시키기 위하여 사내 제안제도에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
근거	국민제안 : 「행정절차법」제52조의2, 「국민 제안 규정(대통령령)」	제안은 회사의 경영에 기여할 수 있는 창의적인 아이디어로써 회사의 모든 업무를 대상으로 한다.
	공무원제안 : 「국가공무원법」제53조,「공무원제안규정(대통령령)
체계	행정안전부 : 제안제도‧법령 총괄, 중앙 우수제안 포상, 제안활성화 유공 포상, 제안제도 운영 확인‧점검 등	회사업무 관련 아이디어로써 실시되지 않은 상태에서 시행할 경우 장래에 효과를 기대할 수 있는 것으로 제안의 종류는 다음 각 호와 같다.
	국민권익위원회 : 국민신문고(온라인제안시스템) 운영 및 운영실태 점검	1. 업무개선 제안 : 제도개선, 업무효율화 관련분야 제안
	각 행정기관 : 소관제안의 심사 및 정책반영, 자체 우수제안 포상	2. 기술혁신 제안 : 설비개선, 신기술, 디지털, 신재생 관련분야 제안
		3. 환경안전 제안 : 친환경, 안전분야 제안
절차	제출·접수(제안인-각 행정기관) : 국민신문고(온라인), 방문·우편·팩스 등으로 제출·접수	① 심사자는 접수된 제안을 확인하여 2주 이내 <별표2>, <별표3>에 따라 평가하고 그 결과를 제안관리시스템에 입력한다.
	심사·통지(각 행정기관) : 접수일로부터 30일 이내에 제안자에게 심사결과 통지
	제안실시(각 행정기관) : 제안내용 소관부서 실시계획 수립 및 실시	② 심사자는 제안평가를 위하여 제안자에게 제안서 보완을 요구할 수 있으며 특별한 사유 없이 1개월 이내에 이를 제출하지 아니할 때는 반려할 수 있다.
	자체 우수제안 포상(각 행정기관) : 제안심사위원회를 통해 자체 우수제안 선정·포상 및 인센티브 부여(부상금·특별승급 등), 중앙 우수제안 추천	③ 아이디어제안은 채택/참여/숙의로 평가하며, 채택된 제안을 연계실시한 결과는 시행부서장이 우수/보통/단순/참여로 평가한다.
	중앙 우수제안 포상(행정안전부) : 중앙 우수제안 심사위원회 심사 및 국민심사 등을 통해 중앙 우수제안 선정·포상(상훈, 부상금, 인사상 특전* 등)	④ 연계실시 중 우수등급 제안은 다음 각 호와 같이 처리한다.
	* 공무원제안의 경우 창안등급에 따라 특별승진·특별승급 등 특전 부여	1. 처(실) 및 사업소추천 : 처(실) 및 사업소 제안심사위원회는 우수등급 제안을   <별표5>에 따라 심사하여 추천 여부를 결정하며, 추천 시 해당 처(실)장 및 사업소장의 추천서 <별표12>를 첨부하여야 한다.
		2. 본사 검증 : 본사 제안담당부서는 추천된 제안에 대하여 검증위원회를 구성하고, 검증위원회는 추천 제안에 대해 <별표4>에 따라 사실 확인 및 유‧무형효과 등을 검증한 후 평가표 <별표14> 및 검토의견서 <별표13>을 작성하여 제안심의위원회에 부의한다.
		3. 본사 심의 : 본사 심의위원회는 상정된 제안에 대해 <별표5>에 따라  평가표 <별표15>를 작성한 후 심의를 하여, 포상 등급 및 포상 규모를 결정한다.
		⑤ 본사 심의위원회 심의결과는 결정권자의 결재를 받아 최종 결정하며, 결정권자가 위원회 심의에 대하여 이의가 있을 때에는 재심의하게 하거나 포상등급 또는 포상금을 가‧감 조정 할 수 있다.

제안 제도 활성화되지 않은 이유

조직 구성원들의 실제 업무 환경에 맞지 않은 제안 프로세스로 인해 적극적 참여를 이끌어 내지 못하며, 현실화하지 않은 기성복 형태의 솔루션을 도입하여 약간의 커스터마이징을 통해 실행하려다 보니 활성화되지 못하고 있습니다.

조직원들은 제안은 제안일 뿐 나의 업무와 별개라는 생각이 지배적이었고, 현재는 이런 의식이 더욱더 강해진 상황이며, 제안제도는 1970년대 도입된 지 약 50여년이 지난 시점에도 제안 제도는 크게 변화되지 않아 현실을 반영하지 못하고 있습니다.

제안관리시스템 개선 모델

현재는 4차산업혁명시대이며, 이 시대에 맞게 단순화하며, 표준형의 배포가 아닌 사용자 중심의 맞춤형 모델의 구축이 되어야 합니다. 또한, 개인화된 4차 산업시대의 사용자 역시 조직의 발전과 활성화될 수 있도록 적극적인 참여 제도가 같이 고민되어져야 할 것입니다.

제안 관리 모델

제안 관리 모델은 제안의 생성부터 실행까지의 전체 프로세스를 단순화하고 관리하는 기능, 텍스트, 이미지, 동영상 등 다양한 제안 형태를 지원하며, 다수의 사용자가 협업하여 제안을 개선하고 피드백 할 수 있고, 인공지능을 이용한 제안 분류 및 평가, 안전한 제안을 위한 보안관리 기능 등 현실적인 모델을 재설계해야 합니다.

4차 산업 혁명 시대의 제안 관리 시스템

• 프로세스 관리 기능: 제안의 생성부터 실행까지의 전체 프로세스를 관리할 수 있는 기능이 필요합니다. 제안의 등록, 검토, 승인, 추적 및 종료와 같은 단계를 효율적으로 관리할 수 있어야 합니다.
• 다양한 제안 형태 지원:텍스트, 이미지, 동영상 등 다양한 형태의 제안을 제출하고 관리할 수 있어야 합니다.사용자가 손쉽게 다양한 형식으로 제안을 작성하고 첨부할 수 있어야 합니다.
• 협업 및 피드백 기능:다수의 사용자가 협업하여 제안을 개선하고 피드백을 주고받을 수 있는 기능이 필요합니다.실시간 채팅, 댓글, 리뷰 및 평가 도구를 통해 사용자들 간의 의견을 쉽게 공유할 수 있어야 합니다.
• 자동화 및 인공지능 기능:자동화된 프로세스와 인공지능 기술을 활용하여 제안을 분류하고 평가하는 기능이 필요합니다.텍스트 마이닝, 자연어 처리 및 머신 러닝 알고리즘을 사용하여 제안의 유용성과 실행 가능성을 평가할 수 있어야 합니다.
• 보안 및 접근 제어 기능:민감한 정보를 포함한 제안을 안전하게 보호하기 위한 보안 기능이 필요합니다.접근 권한을 관리하고 사용자별로 제안에 접근할 수 있는 권한을 설정할 수 있어야 합니다.
• 실적 추적 및 분석 기능:제안이 실행되고 결과가 달성되는 과정을 추적하고 분석할 수 있는 기능이 필요합니다.실행된 제안의 성과를 측정하고 향후 제안에 반영할 수 있는 데이터를 수집하고 분석할 수 있어야 합니다.
• 모바일 및 웹 접근성:모바일 앱 및 웹 브라우저를 통해 언제 어디서나 제안을 관리하고 접근할 수 있는 기능이 필요합니다.다양한 기기에서 호환되는 사용자 친화적인 인터페이스를 제공해야 합니다.
• 통합 및 확장성:기존 시스템과의 통합이 가능해야 하며, 필요에 따라 확장이 가능한 모듈화된 아키텍처를 갖추어야 합니다.이러한 요소와 기능을 고려하여 사용자 요구사항과 산업 혁신의 특성을 충분히 반영한 제안 관리 시스템을 설계하고 구축할 수 있을 것입니다.

결론

오늘은 제안제도가 활성화되지 않은 이유, 활성화를 위한 제안제도의 개선방안 등에 대해 알아보왔습니다.

제안 제도를 활성화하기 위해서는 먼저, 기존에 있는 제안제도에서 개선해야 할 사항과 간소화할 프로세스를 정리합니다. 둘째, 제안을 내는 것에 대한 현실적인 인센티브를 마련하여 개인이나 집단이 자발적으로 참여하도록 유도해야 합니다. 셋째, TFT를 통해 우리 회사에 맞는 모델을 확정합니다. 넷째 인력, 자금, 기술 등이 필요한 만큼 지원을 제공하여 제안을 실현할 수 있도록 도와야 합니다.

이렇듯 기존의 낡은 제안제도를 현실에 맞게 재설계하고 RFP를 기업에 배포하여 우리 기업에 맞는 제안관리 시스템을 운영함으로써 한단계 도약할 수 있는 기업이 되리라 확신합니다.