고정 헤더 영역
상세 컨텐츠
본문
2편에 이어 현재 판매되고 있는 그룹웨어 솔루션과 관련된 시스템 및 주요 기능들에 대한 용어에 대해 알아보고자 합니다.
그룹웨어 정의
그룹웨어(Groupware)는 조직 내에서 협업과 의사소통을 촉진하기 위한 결재프로세스관리, 문서관리, 게시판, 메일, 일정관리, 투표 및 설문, 협업관리, 웹폴더, 설비관리, 조직도관리 등 소프트웨어 기능과 ERP 및 레거시스템과 연동을 지원하는 도구와 기술을 말합니다.
부가적으로 연결을 하는 제품으로 포털, 공동편집작업, 메신저, 통합검색 솔루션과 DRM, 개인정보보호, SSO 등 연계를 통해 정보에 접근할 수 있으며, 조직 내 업무를 효율적 관리를 할 수 있도록 도움을 주는 솔루션입니다.
1. 포털
포털은 주로 공지사항 게시판에서 사내의 중요 정보를 확인하고 오늘의 일정에서 오늘 해야 할 일을 체크한 다음, 업무 알림 영역에서 처리해야 할 업무를 확인하고, 현재 진행 중인 설문이 있을 경우, 초기화면에서 설문에 참여할 수 있도록 디지털 워크플레이스를 쉽게 빠르게 구성할 수 있는 공간입니다.
그룹웨어에서 제공하는 포털은 전문포털과 약간 다를 수 있지만 전문포털에서 제공하는 기능을 대부분 사용할 수 있습니다. 전문포털과 상이한 부분은 그룹웨어의 조직도와 연계되어 구동되고, 그룹웨어에 있는 게시판, 일정관리, 설문투표, 자원관리, 웹폴더 등 대부분의 기능을 포틀릿로 사용할 수 있기 때문입니다.
전문포털 또한 앞서 설명드린 기능은 연계를 통해 가능합니다. 전문포털에는 이런 기능 이외에도 프로파일, 즐겨찾기, 이미지 갤러리 등 포털에 추가된 기능을 활용할 수 있습니다. 포털은 사용자가 ID, PWD를 입력하면 SSO(Single Sign On) 인증을 통해 로그인을 처리하며, 현재는 2단계 인증인 2FA(Two-Factor Authentication)을 통해 한층 더 강화된 로그인 처리를 할 수 있습니다.
이렇게 로그인한 사용자는 첫 화면에서 포털에 접속하여 업무에 접근 할 수 있습니다. 로그인 시 겸직 사용자인 경우 겸직 사용자를 선택할 수 있는 화면이 표시되며 선택한 사용자로 로그인을 할 수 있습니다. 포털을 구축한다면 가장 중요한 부분은 포털 화면 구성을 어떻게 할 것인지 입니다. 포털의 화면 배치와 화면 구성은 내부 의사결정자에 의해 결정이 되는데, TFT가 되어 있지 않은 경우 시안 결정에 몇 개월이 소요될 수 있으며, 프로젝트 지연의 요소가 될 수 있습니다. 포털을 구축하고자 할 때는 기업에서 선호하는 색, 포털에 구성하고자 하는 연계 대상 사이트 및 기능, 포틀릿으로 어떤 대상을 표출할 것인지 그리고 권한을 어떻게 줄 것인지 등을 결정할 수 있는 TFT 구성이 필요합니다.
2. 전자결재
다음으로 그룹웨어의 핵심이라고 할 수 있는 전자결재 개념 및 기능에 알아보겠습니다.
전자결재를 통해 조직 내에서 신속하고 합리적인 의사결정을 할 수 있습니다. 결재문서의 진행과 이력을 조회할 수 있어 문서의 결재 현황을 한눈에 파악할 수 있으며, 문서의 흐름을 모니터링 할 수 있어 결재경로가 변경되거나 업무에 변화가 생길 경우 신속하게 대응할 수 있습니다. 또한, 요약문서 및 의견을 이용하여 기안문서에 대한 결재자의 이해를 높이고 정확한 의사결정을 도울 수 있습니다.
결재는 발수신 여부에 따라 내부결재와 대내외발송으로 나뉩니다.
내부결재는 타 부서로 발송하지 않고 부서 내부에서 결재를 완료하는 결재 유형입니다.
결재는 기안문서의 결재선으로 지정된 검토자 또는 결재자가 기안문서의 내용을 승인하는 행위이며, 반려는 결재자가 문서의 내용이 충분하지 않다고 판단하거나 안건에 동의하지 않는 경우, 해당 안건을 기안자에게 돌려보내는 행위입니다. 보류는 결재자가 의사결정을 미루는 행위입니다.
대내외발송은 기안부서에서 결재 완료된 문서를 타 부서로 발송하는 결재 유형입니다.
전자결재 처리의 주요기능으로는
- 결재문서처리
- 결재문서의 결재 진행 모니터링
- 결재문서 수정에 따른 결재 이력 관리 및 비교 보기
- 요약전, 의견을 이용한 정확한 의사결정 지원
- 결재함 공유, 즐겨찾기 지원
결재문서 처리하기
결재가 최종 완료된 문서는 기록물등록대장과 기안 시 지정한 기록물철에 저장됩니다. 본인이 결재할 순서인 문서는 결재진행함에서 열더라도 바로 처리할 수 있습니다.
결재문서 수정에 따른 결재 이력 관리 및 비교 보기
문서수정 권한이 있는 결재자는 문서 본문을, 결재선 변경 권한이 있는 결재자는 결재대기 문서의 결재경로 및 결재자의 처리방법을 수정할 수 있습니다. 기결재자의 결재순서 및 결재방법은 수정할 수 없습니다.
수정 이력 확인하기
본문, 결재선, 붙임 문서의 수정 이력을 확인하고 비교하는 방법입니다. 중간 결재자가 문서의 본문, 결재경로, 붙임문서를 수정한 경우, 수정된 부분을 확인할 수 있습니다.
수정 이력 비교하기
본문 탭과 결재선 탭에서는 각 수정 내역을 선택하여 비교할 수 있습니다. 문서 비교 창에서 변경 사항을 확인 할 수 있습니다.
요약전, 의견을 이용한 정확한 의사결정 지원
요약전 확인하기
결재자의 이해를 높이기 위해 기안자가 작성한 요약문을 확인할 수 있습니다. 열람한 문서에 요약문서가 있는 경우, 결재문서를 실행하면 [요약문서] 창이 자동으로 실행되어 나타납니다. 문서수정권한이 있는 결재자의 경우, 요약전을 수정할 수 있습니다.
의견 확인하기
기안자 또는 결재자가 문서에 등록한 의견을 확인할 수 있습니다.
붙임문서 확인하기
붙임문서 추가/삭제권한이 있는 결재자의 경우, 붙임문서를 추가하거나 수정 및 삭제할 수 있습니다. 문서에 첨부파일이 있는 경우, 문서 상태 아이콘에 첨부 아이콘이 표시됩니다.
결재함 즐겨찾기
결재함(또는 문서함)의 즐겨찾기를 이용하여 폴더를 생성하고, 생성한 폴더 단위로 즐겨찾기를 그룹핑을 할 수 있습니다.
3. 문서함
문서함을 이용하여 조직 내 문서를 체계적으로 관리할 수 있습니다.
조직 내에서 처리한 각종 문서를 정해진 기준에 따라 문서함에 정리합니다. 문서함에서 타 부서의 문서를 열람할 수 있으며 각 문서의 문서정보, 결재경로, 발송정보와 이력 등을 조회할 수 있습니다. 또한 다양한 검색 조건을 이용하여 원하는 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다.
주요기능
- 문서 재편철/재발송/재배부
- 다양한 검색 조건을 이용한 문서 상세 검색
- 보관 문서의 문서정보 조회 및 수정 문서 이력보기, 수정 이력 비교보기
- 완료 문서 활용기안/첨부기안 문서 저장, 인쇄 등 추가 기능 제공
- 대장/기록물철 제공 문서함 공유, 즐겨찾기 지원
- 비전자문서 등록 및 관리
문서란 조직 내에서 업무상 작성되어 결재자의 결재를 받은 서류와 기록물 일체를 말합니다.
문서함이란 조직 내에서 생산된 문서를 정해진 기준에 따라 분류하여 보관하기 위한 문서관리함입니다.
문서보관이란 문서함은 대장과 기록물철로 구성되며, 결재가 완료된 문서는 자동으로 분류되어 대장과 기록물철에 등록됩니다.
4. 메일
메일은 네이버나 구글을 사용해 보신 분들은 모두 사용법을 알고 있을 것입니다. 네이버 메일과 유사한 기능을 제공하며, 네트워크가 연결된 환경에서 웹 브라우저에 접속하여 언제 어디서든 편리하게 메일을 주고받을 수 있습니다. 네이버 메일과 다른 점은 조직도와 주소록을 연동한 내부메일 기능을 제공하여 편리한 업무 환경을 지원하는 것입니다.
주요기능
- 일반/긴급/보안/예약/임시보관
- 메일 발송 이미지, 사운드 외 다양한 첨부 기능 지원
- 보낸 메일의 수신확인 및 회수
- 조직도 연동 주소록 제공
- 그룹 편지함과 개인 편지함 제공
- 메일 환경설정 및 편지함 관리
- 메일 내보내기/가져오기
5. 협업관리
협업관리는 특정 업무에 관련된 구성원끼리 업무 그룹을 생성하여 실시간으로 업무 현황과 이슈를 공유할 수 있는 기능입니다. 메시지를 기반으로 커뮤니케이션할 수 있으며 의사결정이 필요한 사안을 등록하여 구성원들의 의견을 빠르게 수렴할 수 있습니다.
주요 기능
- 업무 단위의 통합 관리
- 업무 현황 파악 및 이슈 확인 최신 이슈를 파악할 수 있는 태그 기능
- 특정 사용자를 언급할 수 있는 멘션 기능
- 종료된 업무 그룹의 아카이브 지원
6. 웹폴더
웹폴더 기능은 웹하드 기능이라고 생각하시면 쉬울 것 같습니다. 언제 어디서든 파일을 다운로드하고 업로드할 수 있습니다. 또한 조직의 전산 자원을 통합 관리하고 조직 구성원 간에 효율적으로 파일을 공유할 수 있습니다. 나의 웹폴더는 사용자가 추가한 웹폴더와 대용량첨부폴더로 나눌수 있고, 대용량첨부폴더에는 사용자가 메일로 전송한 대용량 첨부파일이 자동으로 저장됩니다. 공유받은 폴더는 다른 사용자가 공유한 웹폴더가 있습니다.
7. 커뮤니티(동호회)
동호회는 같은 취미나 관심사를 갖고 있는 구성원과 함께 즐기며 정보를 공유하는 기능입니다. 동호회를 통해 사내 구성원들과 친목을 도모하고 커뮤니케이션을 강화할 수 있습니다. 모든 동호회는 회원제로 운영되며 다양한 종류의 게시판을 동호회에 맞게 적용할 수 있습니다. 특정 안건에 대해 의논할 수 있는 토론실 기능을 제공하며 회원들의 활동 내역도 한 눈에 살펴볼 수 있습니다.
주요 기능
- 동호회 활동 내역 조회
- 동호회별 자유로운 메뉴 구성
- 즐겨찾는 동호회
- 우수 동호회 선정
- 동호회 토론 게시판
8. 게시판
게시판을 이용하여 조직의 구성원들과 정보를 효율적으로 공유하고 전달할 수 있습니다. 예컨대, 전사공지사항, 부서공지사항, 팀 공지사항 등을 구분하여 해당되는 게시물 작성 및 조회, 게시물 검색, 게시물 전달 등의 기능을 사용할 수 있습니다. 또한 게시물에 대한 찬반 표시, 의견작성, 댓글 기능을 이용하여 조직 구성원들이 원활하게 소통할 수 있습니다.
주요기능
- 조직 내 커뮤니케이션 활성화
- 긴급/공지/비실명 게시물 작성
- 게시물 찬반표시, 의견 작성 새로운 게시판 신청
- 자유게시판, 익명게시판, 앨범게시판 등 제공
9. 일정관리
일정 기능은 개인 및 부서, 회사의 일정을 체계적으로 관리하도록 도와줍니다. 공유 달력을 이용하면 부서의 중요 일정을 편리하게 공유할 수 있고, 일정이 시작하기 전에 알림 메시지 및 알림 메일을 받도록 설정할 수 있습니다.
주요기능
- 조직 내 구성원간 일정 공유 기능
- 전사달력, 개인달력, 공유받은 달력 제공
- 일간/주간/월간달력 지원
10. 자원관리 (설비관리)
자원관리는 회의실, 차량, 휴양시설과 같은 조직 내 공유 설비를 효율적으로 관리할 수 있는 기능입니다.
주요 기능
- 조직 구성원간 설비 사용 현황 공유
- 함께 사용하는 설비를 묶은 설비 그룹
- 일정 기능과 연계
11. 설문 및 투표
설문 및 투표 기능을 이용하여 특정 사안에 대한 구성원들의 의견을 효과적으로 확인할 수 있습니다. 모든 사용자는 설문 및 투표를 게시하고, 진행중인 설문에 응답하거나 투표에 참여할 수 있습니다. 진행한 설문이나 투표의 결과는 조직 내 합리적인 의사결정에 이용할 수 있고, 조사나 통계의 자료로 활용할 수 있습니다.
주요기능
- 다양하고 유연한 의견 조사
- 다양한 문제유형 선택
- 설문 대상자에게 요청 메일 전송
- 투표로 정확하고 신속하게 조직 구성원의 의견 조사
- 초기화면에 투표 게시로 적극적인 참여 유도
- 종료한 설문/투표 결과보기 제공
- 설문 결과 조사 및 통계 자료로 활용 가능
12. 개인환경설정
환경설정 메뉴에서 개인정보설정, 암호설정, 부재설정, 그룹관리, 서명관리, 알림설정, 메일설정 등 그룹웨어의 사용환경을 편리하게 설정할 수 있습니다.
주요기능
- 사용자 개인정보 관리
- 암호 설정에 따른 사용자 정보 관리
- 부재 설정으로 업무 연속성 확보
- 자주 사용하는 수신자그룹, 공람그룹 저장
- 전자결재 서명관리
- 시스템 동작에 따른 알림 설정
- 메일 환경설정
13. 관리자
관리자 기능은 조직도 관리, 결재관리 ,메일관리, 게시판관리, 협업관리, 일정관리 ,설비관리, 주소록 관리, 웹폴더 관리, 커뮤니티 기능을 관리할 수 있습니다.
조직도 관리
조직도 관리 기능을 이용하여 부서, 사용자, 직위, 직급과 사용자의 권한을 관리할 수 있습니다. 조직도 정보를 파일로 저장할 수 있으므로 조직도 파일이 있다면 일일이 조직도 정보를 입력하지 않아도 편리하게 조직도를 구성할 수 있습니다.
결재 관리
결재 관리 메뉴에서는 서식함과 서식을 관리하고, 기안 문서에 표시되는 표어 및 부서의 관인/부서장인,로고/심볼을 관리할 수 있습니다.
메일 관리
메일 관리자는 사용자의 메일 사용량에 대한 통계를 조회할 수 있습니다.
게시판 관리
게시판 관리자는 전체 게시판을 관리하고 게시판 사용자의 사용 권한을 관리할 수 있습니다.
협업 관리
협업 그룹 관리자는 전체 그룹의 그룹명, 인원수, 개설자, 개설일자를 확인하고 그룹을 종료하거나 종료된 그룹을 재시작할 수 있습니다. 또한 그룹의 정보를 수정하거나 멤버를 추가할 수 있으며 그룹 멤버의 권한을 변경할 수 있습니다.
일정 관리
전체 관리자 및 일정 관리자는 전사 구성원이 볼 수 있는 전사 달력을 만들거나 특정 날짜를 휴일로 지정할 수 있습니다. 또한 관리자가 없어진 달력을 관리할 수 있습니다.
자원 관리
자원관리는 조직 내 각종 공유 설비를 효율적으로 관리할 수 있는 기능입니다. 자원 관리자는 설비 분류 및 설비를 추가하고 관리할 수 있습니다. 함께 자주 사용되는 설비를 설비 그룹으로 묶을 수 있고, 설비의 공유자를 지정하여 특정 사용자만 사용하도록 설정할 수 있습니다. 또한 승인 설비의 예약을 승인하거나 반려할 수 있습니다.
주소록 관리
전체 관리자는 전체 사용자에게 주소록 그룹을 공유할 수 있고, 부서 관리자는 자신이 관리하는 부서원에게 주소록 그룹을 공유할 수 있습니다.
웹폴더 관리
웹폴더 관리자는 모든 사용자가 웹폴더에 등록한 파일을 확인하고 삭제할 수 있습니다.
커뮤니티 관리 (동호회 관리)
동호회 관리자는 동호회와 동호회 사용자의 권한을 관리합니다. 동호회 개설 신청을 처리하거나 사용하지 않는 동호회를 폐쇄할 수 있으며 동호회별 사용 용량을 변경할 수 있습니다.
14. 통합검색
그룹웨어에서 통합검색은 3rd Party 형태로 대부분 제공을 하고 있습니다. 그룹웨어와 연동을 하기 위해서는 인터페이스 및 화면 정의가 필요합니다. 인터페이스는 검색엔진과 데이터를 주고 받기 위한 파라미터를 정의하는 것이며, 화면은 포털에서 검색의 위치와 컨텐츠의 대상을 확정해야 합니다.
통합검색 엔진의 경우 색인이 중요합니다. 색인을 위한 일정 수립과 색인 대상이 되는 데이터 이관 일정과 맞물려 있기 때문에 프로젝트를 하면서 많은 주의가 필요합니다. 그렇지 않으면, 오픈 날까지 색인이 안되어 통합검색이 안되는 경우가 있습니다.
또한, 통합 검색 화면 디자인을 누가 할 것인지도 미리 결정되어야 합니다. 이 부분이 결정이 되지 않아 그룹웨어 업체와 통합검색 엔진 업체가 다툼이 있습니다.
15. 웹메일
메일은 내부메일과 웹메일로 나눌 수 있습니다. 내부메일은 조직내에서 사용하는 메일로 생각하시면 됩니다. 웹 메일은 회사 외부와 메일을 주고 받는 용도로 생각할 수 있습니다. 일반적으로 메일을 구축할 때는 내부메일과 웹메일을 하나로 통합하여 사용하거나, 내부메일과 웹메일을 별도의 솔루션으로 구축한 다음 상호 통합할 수 있도록 구현 할 수도 있습니다. 상용 웹메일인 경우, 대부분의 그룹웨어 업체와 연계를 지원하고 있습니다.
16. 메신저
메신저는 우리가 흔히 사용하고 있는 카카오톡과 유사한 기능으로 생각하시면 됩니다. 단, 그룹웨어에서 메신저는 3rd Party 형태로 제공되며, 대부분의 상용 메신저는 그룹웨어와 연계를 지원합니다. 메신저의 포털화면 설계와 로그인에 대한 논의가 필요하며, 조직도 연계와 파일을 공유하여 파일을 열수 있도록 설계 되어야 합니다.
17. 웹오피스
최근 문서 공동 작업 및 공동 작업을 요구하는 기업이 늘고 있습니다. 주로 Microsoft 365 및 OneDrive 또는 SharePoint를 사용하여 여러 사용자가 Word 문서, Excel 스프레드시트 또는 PowerPoint 프레젠테이션에서 함께 작업할 수 있습니다. 모든 사용자가 동시에 작업하는 경우를 공동 작성이라고 합니다.
다른 사용자와 공동 작성하려면 다음이 필요합니다.
- 공유 저장소가 필요합니다. OneDrive 등 공동 작성을 사용할 수 있는 공유 저장소가 필요합니다.
- 공동 작성을 지원하는 앱은WordPowerPoint 보다 최신의 모든 디바이스 및 Office 공동 작성을 지원합니다. 모바일 Excel 최신 버전의 모바일 앱과 최신 Microsoft 365용 Excel 공동 작성도 지원됩니다.
- 공동 작성 친화적인 문서 공동 작성은 .docx(Word ), .pptx(PowerPoint ), .xlsx(Excel ) 등 최신 파일 형식에서만 지원됩니다.
- 공동 작성자에 대한 권한 편집 모든 공동 작성자는 문서에 액세스하고 편집할 수 있는 권한이 있어야 합니다.
18. 모바일 그룹웨어
모바일 그룹웨어는 PC 그룹웨어에서 제공하는 결재, 메일, 게시판, 일정 등의 목록을 조회하는 수단으로 제공합니다. 모바일 안드로이드 및 iOS에까지 제공할 것인지를 판단해야 하며, 둘 다 제공할 경우 인증서 등에 대한 준비가 되어 있어야 합니다. 또한, 로그인 화면은 고객과 협의를 통해 디자인이 필요한 영역입니다. 결재는 일반적으로 결재 승인 처리가 가능하나, 기안은 할 수 없습니다. 기안을 하려고 한다면 별도로 개발이 필요합니다. 메일은 메일 쓰기와 읽기가 가능합니다. 만약 국정원 수준의 모바일 도입이 필요하다면, 국정원 심사를 통과할 수 있는 MDM 관리 모듈 및 앱 위변조 모듈, 보안 모듈 등에 대한 도입이 별도로 필요합니다.
19. 표준 연계 모듈
그룹웨어에서 표준 연계는 웹서비스 방식이나 QDB 방식으로 연계를 진행합니다. 웹 서비스란 네트워크 분산되어 있는 정보를 서비스 형태로 개방하여 표준화된 방식으로 공유하는 기술로서 서비스 지향 아키텍처 개념을 실현하는 대표적인 기술입니다.웹서비스는 ESB 혹은 EAI 방식과 달리 실제 전송이나 전송이력에 대한 기록 및 모니터링을 별도로 구현해야 합니다. QDB 방식은 결재 시스템과 연동하는 각종 MIS시스템들이 있다면, 해당 시스템들은 각각 QDB에 연동할 정보를 MIS 시스템 별로 저장하고 결재와 연동된 해당 시스템의 정보들을 다시 읽어가는 방식입니다.
물론 표준화 되지 않은 이기종(다른) 시스템간의 연동을 가능하게 해주는 ESB 혹은 EAI가 있는 경우는 그룹웨어에서는 이를 활용하여 연계를 진행할 수 있습니다.
20. 기간계 시스템
ERP는 조직의 회계, 조달, 프로젝트 관리리 ,리스크 관리와 규정준수, 공공망 운영 등 기업 전반의 비즈니스 활동을 관리하는데 사용하는 프로그램입니다. 이때 그룹웨어와는 조직도를 연동하게 되며. 그룹웨어의 연동 서식과 연계를 통해 급여, 휴가/출장, 퇴직처리 등의 업무를 처리하게 됩니다. 이외에 ERP와 그룹웨어 연동에서 이슈는 상호 연동하고자는 인터페이스 방식의 정의를 해야 하며, 전자결재 기안기를 어디에서 띄울지에 따라 업무 시작점을 어디로 할지 결정해서 작업을 해야 합니다. CRM는 고객 및 잠재 고객과의 모든 회사와 관계와 상호 작용을 관리하는 기술로, 그룹웨어와는 CRM 시스템의 실적을 가져와 포틀릿으로 보여주는 부분을 주로 구현하고 있습니다.
21. 전자문서유통시스템
기관간 LDAP(Lightweight Directory Access Protocol)의 조직도를 통하여 전자문서를 송신·수신할 수 있는 시스템을 말하며, 전자문서유통센터를 통해 기관간 공문서를 유통할 수 있습니다. 그룹웨어에서 전자문서유통을 위해서는 공문서유통을 위한 행정전자서명인증 표준API 이용 신청서를 고객사에서 작성하여 공문으로 한국지역정보개발원 정보인증부에 신청하셔야 사용이 가능합니다. *LDAP(Lightweight Directory Access Protocol)은 네트워크 상에서 조직이나, 조직 내 파일/개인정보/디바이스 정보 등을 찾아볼 수 있도록 하는 프로토콜임
22. 원본정보공개
원문정보공개시스템은 우리나라에서 공공기관이나 정부 기관 등에서 제공하는 정보를 공개하고 접근할 수 있는 시스템을 말합니다. 이 시스템은 일반 시민들이 공공기관이나 정부 기관이 보유하고 있는 정보를 요청하고 접근할 수 있는 방법을 제공하여 투명성을 유지하고 공공의 이익을 위해 정보에 대한 접근성을 높이는 데 사용됩니다. 원문정보공개시스템을 통해 일반 시민들은 법적 근거에 따라 공공기관이나 정부 기관이 보유한 다양한 정보에 접근할 수 있습니다. 이는 행정행위에 대한 투명성을 확보하고, 시민들의 정보에 대한 접근성을 높이며, 정부의 의사결정 과정에 대한 공개성을 제공하는 데 중요한 역할을 합니다. 원문정보공개시스템은 주로 인터넷을 통해 접근 가능하며, 정부나 공공기관의 웹페이지나 전용 플랫폼을 통해 서비스되고 있습니다. 시스템의 구체적인 내용 및 운영 방식은 국가 및 기관에 따라 다를 수 있습니다.
23. 기타
그룹웨어시스템은 ERP 시스템과 함께 비즈니스의 핵심 업무 시스템입니다. 이런 시스템은 공통적으로 SSO(Single-Sign On)을 통해 로그인 되며, 해킹 및 보안 문제로 인해 RSA 혹은 AES-256, SAH 256 를 통해 암호화를 사용하며, 전자결재시스템의 결재를 통해 생산된 문서 공유 시 DRM를 통해 권한이 없는 사용자가 문서를 조회 시 문서를 보호하게 됩니다. 또한, 주민번호, 전화번호, 주소, e-mail 등 개인정보를 솔루션을 통해 보호하게 됩니다.
- SSO(Single Sign-On)란 여러 개의 시스템을 한번의 로그인으로 여러 개의 다른 시스템을 자동으로 접속할 수 있도록 도와주는 솔루션
- DRM(Digital Rights Management) 전자문서, 파일 등 디지털 콘텐츠를 안전하게 보호할 목적으로 암호화 기술을 이용하여 허가되지 않은 사용자의 접근을 제어하는 솔루션
- RSA는 Ron Rivst, Adi Shamir, Leonard 라는 세 사람이 1977년 고안해낸 암호 알고리즘으로 암호화는 공개키(Public Key)를 사용하고 복호화는 개인키(Private Key)를 사용하는 비대칭키 알고리즘입니다. 공개키는 암호화만 가능하기 때문에 외부에 노출이 되더라도 복호화가 불가능합니다. RSA는 매우 강력하지만, 알고리즘이 복잡하고 암호문 사이즈가 비교적 크며 처리 속도가 느립니다.
- AES-256는 고급 암호화 표준(Advanced Encryption Standard)이라고 불리는 AES 암호 알고리즘은 DES를 대체한 암호 알고리즘이며 암호화와 복호화 과정에서 동일한 키를 사용하는 대칭 키 알고리즘이다.
- SHA(Secure Hash Algorithm)는 미국 국가안보국(NSA)가 1993년에 처음으로 설계했으며 미국 국가 표준으로 지정되었습니다. 최초의 함수는 SHA-0라고 불리며 2년 후 SHA-1이 발표되었습니다. (참고로 SHA-1 이전에는 md5가 많이 사용됨) SHA-256은 메시지, 파일, 혹은 데이터 무결성 검증에 널리 사용되는 암호화 해싱 함수입니다. SHA-256은 넓게는 SHA-2 패밀리에 속하고 변환하기를 원하는 문자들을 256 bit 길이의 key로 변환합니다. SHA-256을 사용하면 문자가 조금만 바뀌어도 해시 값이 완전히 변합니다.
최근 그룹웨어는 https 통신에 의한 기본적인 암호화와 더불어 RSA, AES-256 혹은 SHA 256 암호화까지 적용되므로 상당히 강력한 암호화가 적용된다고 볼 수 있습니다.
결론
그룹웨어와 관련된 솔루션과 시스템, 기능에 대한 용어에 대해 개략적으로 살펴 보왔습니다.
그룹웨어는 1990년대 본격화 되어 약 35년의 역사가 흘렀습니다. 이제 그룹웨어는 단순히 하나의 시스템으로 동작하는 시스템이 아니며 여러개의 시스템과 맞물려 돌아가는 기간 시스템으로 기업 비즈니스의 핵심 시스템으로 작용하고 있습니다. 실제 그룹웨어와 연동되는 사례 중에 100개 이상의 시스템과 연동을 해야 하는 기관도 여러 존재하고 있습니다. 현재도 그룹웨어는 2차인증, 개인정보보호법, 기록물관리법, 클라우드 컴퓨팅 발전법, 개방형 문서표준 등 정책의 변화 및 IT 트랜드 변화에 따라 더욱 복잡한 시스템으로 변화되고 있습니다. 그룹웨어시스템 도입 시 기관 및 회사는 당사의 시스템 현황, 업무 현황 등과 필요한 소프트웨어 대상을 정리하고, IT 자원을 관리할 수 있는 인력이 있는지 등을 종합적으로 판단하여 구축형으로 도입할지 클라우드로 도입할지 판단이 필요한 시점입니다.
그룹웨어에 대해 더 알고 싶다면, 아래를 클릭하세요!
(1편) 그룹웨어 등장 배경 및 진화 과정 : 1980년대 ~ 2020년
(2편) 그룹웨어 기업 비교 : 시장 동향, 기업 비교, 미래 전망
