전자결재: 결재 흐름 제대로 이해하기 (1)

우리나라 대부분의 기관 및 기업에서는 업무 효율화 및 빠른 의사결정을 위해 전자결재를 시스템을 운영하고 있습니다. 하지만, 대부분의 사람들은 결재는 휴가나 출장, 보고를 위해 문서를 기안하고 상신하고 결재 승인하는 정도로만 이해하고 있는 것 같습니다. 결재는 발신과 수신 여부에 따라 내부결재와 대내외발송으로 나뉘어 집니다. 이런 결재흐름을 이해하는 것은 단순히 시스템 사용법을 익히는 것을 넘어, 조직의 효율성과 생산성을 극대화하는 중요한 요소입니다. 결재흐름을 제대로 이해함으로써 투명성, 효율성, 리스크 관리, 부서 간 커뮤니케이션, 그리고 디지털 전환에 대한 적응력을 높일 수 있습니다. 따라서 조직 내 모든 구성원이 결재흐름에 대한 깊은 이해를 갖추는 것이 중요합니다. 이는 곧 조직 전체의 성공으로 이어질 것입니다. 

결재흐름

• 내부결재 흐름: 내부결재는 타 부서로 발송하지 않고 부서 내부에서 결재를 완료하는 결재 유형입니다.
• 발수신결재흐름: 발수신은 기안부서에서 결재 완료된 문서를 발송처리 없이 타 부서로 발송하는 결재 유형입니다.
• 통합서식흐름: 내부결재가 완료되면 발송부서의 발송담당자가 수신부서로 발송하는 결재 유형입니다.
• 기안서식 흐름: 내부결재가 완료되면 기안문을 기안자가 시행문으로 변환 후 발송부서에 발송의뢰를 하고, 발송부서의 발송담당자가 수신부서로 발송하는 결재 유형입니다.
• 사전감사 흐름: 사전감사는 최종결재자의 결재 전에 시행하는 감사 유형입니다. 감사가 완료되면 감사함에 '사전감사'로 등록됩니다. 검사부와 개인 감사의 순서는 변경할 수 없습니다.
• 사후감사 흐름: 사후감사는 최종결재자의 결재 후에 시행하는 감사 유형입니다. 감사가 완료되면 감사함에 '사후감사'로 등록됩니다. 검사부와 개인 감사의 순서는 변경할 수 없습니다.

결재 흐름 유형	설명	발송 여부	특징
내부결재 흐름	부서 내부에서만 결재를 완료하는 유형	발송 없음	다른 부서로 문서가 발송되지 않음
발수신 흐름	기안부서에서 결재 완료된 문서를 발송처리 없이 타 부서로 발송하는 유형	발송 있음	발송 처리가 생략되며 타 부서로 문서 전달
통합서식 흐름	내부결재가 완료된 후, 발송부서의 발송담당자가 수신부서로 문서를 발송하는 유형	발송 있음	발송부서에서 발송 담당자가 수신부서로 문서 발송
기안서식 흐름	내부결재 완료 후, 기안자가 기안문을 시행문으로 변환하여 발송 의뢰 후 발송 담당자가 수신부서로 발송	발송 있음	기안자가 시행문 변환 후 발송부서에 발송 의뢰
사전감사 흐름	최종결재자 결재 전 감사 시행	감사 후 발송 여부 결정	감사가 완료되면 '사전감사'로 등록
사후감사 흐름	최종결재자 결재 후 감사 시행	감사 후 발송 여부 결정	감사가 완료되면 '사후감사'로 등록

기안문을 시행문으로 변환하는 이유

기안문을 시행문으로 변환하는 이유는 문서의 공식성과 신뢰성을 확보하기 위해서입니다. 기안문은 초안 상태로 내부 결재를 받기 위한 문서이지만, 시행문은 최종 결재 후 외부나 다른 부서로 발송되는 공식 문서입니다. 이 과정에서 문서는 법적 효력을 가지게 되며, 명확한 커뮤니케이션을 위해 내용이 확정됩니다. 또한, 시행문은 수정이 불가능한 최종 문서로 관리되어, 조직의 공식 입장을 전달하고 기록 보존의 역할을 합니다. 이를 통해 문서 관리의 효율성을 높이고, 문서의 신뢰성을 보장할 수 있습니다.

• 기안문: 어떤 일을 할 때 검토 후 허락을 받기 위한 문서입니다. 예를 들어, 경비 지출결의서처럼 이미 사용한 경비에 대해 결재를 받기 위한 서류입니다.
• 시행문: 결재를 득한 후 명령문처럼 행동 지침을 알리는 문서입니다. 결재가 완료된 후 어떻게 행동할지를 알리는 역할을 합니다.

결재 처리 방법

결재 방법	설명	특징	결재자 서명
결재	기안문서의 안건에 대한 의사 결정 권한이 있는 결재자가 그 의사를 결정하는 행위	최종 의사 결정	결재자 서명
검토	중간결재자의 결재 행위	중간 결재	중간결재자 서명
전결	권한을 위임받은 자가 장을 대신하여 결재하는 행위	위임 사항에 대한 결재, 장의 결재란 '결재안함'	‘전결’ 표시 후 서명
대결	결재자가 부재 시, 직무를 대리하는 자가 결재하는 행위	위임 시 대결자의 서명칸에 ‘대결’ 표시되고, 장의 서명칸 '결재안함'	‘대결’ 표시 후 서명
확인	서명 권한은 없으나 문서를 확인하거나 반려할 수 있는 권한	확인은 결재순서대로 진행됨	서명칸 없음
참조	서명 권한 없이 문서 열람만 가능한 권한	결재에 영향 없음	서명칸 없음
협조	업무 관련 안건에 대해 승인하는 행위	순차적 협조가 진행되고, 협조자 반려 시 기안자에게 반송	협조자 서명
병렬협조	모든 병렬 협조자가 동시에 승인하는 행위	반려 시 다음 결재자가 승인 여부 결정	반려 시 ‘반려’ 표시
부서협조	타 부서와 관련된 안건을 부서 단위로 승인하는 행위	부서 순차협조 및 병렬협조 가능	협조 부서 서명
공석	결재자가 결재할 수 없는 경우 결재를 생략	서명칸에 공석사유와 '결재안함' 표시	서명란에 공석 사유 표시

• 전결과 대결의 차이는 대결은 결재완료 이후 결재할 문서에서 완료문서를 조회할 수 있으나, 전결은 문서함으로 이동하여 조회해야 한다.
• 참조나 확인은 서명 권한은 없으나, 확인은 다음결재선 순서대로 가고, 수정 권한을 갖고 있다. 확인은 서명칸이 고정인 경우나 서명칸이 부족할 때,  상위 기안자를 확인으로 해서 결재선을 잡아서 사용할 수 있다.
• 협조(순차협조)는 순차적으로 진행되어야 하나, 병렬협조는 N명이 아무나 먼저 승인해도 상관없다. 하지만, 모두 다 서명해야 다음 결재자로 이동한다. 

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• 완결전 열람불가: 접수 후 수신부서 문서함에 등록된 문서를 결재경로에 없는 수신부서의 부서원이 최종 결재가 완료되기 전까지 열람할 수 없습니다.
• 날짜지정: 지정된 날짜 전까지는 결재경로에 있는 사용자만 문서를 열람할 수 있습니다.
• 영구: 문서의 열람을 영구 제한하고 결재경로에 있는 사용자만 열람할 수 있습니다.

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전자결재 : 제대로 이해하기(2)