전자결재 : 제대로 이해하기(2)

1편에 이어 2편에서는 결재문서 처리 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다. 아마 대부분의 회사를 다니시는 분들은 결재처리하면 결재선 잡아서 기안하고, 검토하고, 결재 완료하면 수신부서로 가서 처리되는 구조까지만을 떠올리실 것입니다. 하지만, 결재는 결재선에 따라 자동으로 프로세스가 동작하게 되며 이를 통해 결재문서의 진행과정과 문서 수정 시 이력을 조하거나 완료 후 문서의 결재 현황을 한눈에 파악할 수 있습니다. 또한, 결재문서가 길 경우 요약문서 및 의견을 작성하여 기안문서에 대한 결재자의 이해를 높이고 정확한 의사결정을 도울 수 있습니다.

반려와 반송의 차이

반려는 기안자가 기안한 문서는 중간검토자나 결재자의 결재할 문서에 도착하여 대기 상태의 리스트로 표시됩니다. 결재자가 기안문서의 내용이 충분하지 않거나 오류가 있다고 판단할 경우, 기안자에게 문서를 반려할 수 있습니다. 반려 처리된 문서는 기안자에게 반려되며, 기안자는 반려된 문서를 재기안하거나 삭제할 수 있습니다.

반송은  수신부서의 업무담당자가 수신문서를 접수하지 않고 기안자에게 돌려보내는 행위입니다. 반송처리의 의미는 접수담당자는 부서수신 문서에, 업무담당자는 개인접수 문서에 도착한 수신문서를 반송할 수 있습니다. 반송완료는  기안자가 지정한 수신처에서 다른 부서로 배부한 문서일 경우, 배부처에서 문서를 반송하면 배부한 부서의 부서수신 문서 또는 개인접수 문서로 전달됩니다. 배부한 부서에서는 반송된 문서를 타 부서에 재배부하거나 기안자에게 반송할 수 있습니다.

구분	반려	반송
개념	결재자가 기안 문서의 내용에 오류나 부족한 점이 있다고 판단하여 기안자에게 문서를 되돌려주는 행위	수신부서의 업무담당자가 수신문서를 접수하지 않고 기안자에게 되돌려 보내는 행위
처리 주체	결재자 (중간검토자 또는 결재자)	수신부서의 업무담당자 또는 접수담당자
문서 상태	기안 문서가 반려되어 기안자에게 다시 전달됨	수신 문서가 수신부서에서 반송되어 기안자에게 다시 전달됨
처리 결과	기안자는 반려된 문서를 수정하여 재기안하거나 삭제할 수 있음	반송된 문서는 기안자가 지정한 수신처에서 반송된 후, 부서 수신 문서나 개인 접수 문서로 전달됨
주요 대상	기안 문서	수신 문서 (부서 수신 문서, 개인 접수 문서)
처리 목적	문서의 내용 보완 또는 수정	문서의 수신 거부 또는 부적절한 수신처
추가 처리	기안자가 문서를 재기안하거나 삭제	반송된 문서를 타 부서에 재배부하거나 기안자에게 반송

연속 결재와 일괄 결재, 선택결재의 차이

연속결재는 여러 개의 문서를 한 번에 처리할 경우, 문서를 선택하여 창을 띄우는 동작의 반복을 줄여 쉽게 결재할 수 있게 도와주는 기능입니다. 일괄결재는  결재 대기 중인 두 개 이상의 문서를 열지 않고 한 번에 결재할 수 있으며, 사용자가 문서의 내용을 확인하지 않고 문서를 처리할 수 있기 때문에 충분히 주의를 기울여서 사용할 것을 권장합니다. 선택결재는

두 개 이상의 문서를 선택하여 결재할 경우, 선택한 문서를 순서대로 창을 띄워 원하는 문서를 간편하게 결재할 수 있습니다.

부서협조문서 처리하기

부서협조문서는 접수담당자의 부서수신 문서로 '협조도착'합니다. 협조문서를 접수하여 내부 결재를 진행할 수 있습니다.

협조 문서의 처리 방법은 업무담당자를 지정하거나, 문서의 기안자에게 문서를 반송하거나 문서를 접수하려면 결재경로 버튼을 클릭하여 결재경로를 지정하고 접수할 수 있습니다. 문서를 접수한 경우에는 내부 결재와 동일한 방식으로 결재문서를 처리하면 됩니다.

내부결재 중에 반려된 협조문서 처리하기

협조부서의 결재자가 문서를 반려하면 접수자의 반려문서로 전달됩니다. 접수자는 반려된 문서를 다시 접수하거나, 기안부서로 반송할 수 있습니다. 문서를 기안부서로 반송하려면 반려된 문서를 열어 반송 버튼을 클릭하거나 또는 목록에서 반려된 문서를 선택하고 삭제 버튼을 클릭한 후 부서수신 문서에서 해당 문서를 열어 반송 버튼을 클릭하면 됩니다. 반려된 문서를 클릭하여 문서 내용 및 결재선 등을 변경하고 다시 결재를 진행시킬 수 있습니다.

협조부서 내부결재가 완료된 경우

협조부서 내에서 결재가 완료되면 원기안문서에 협조부서의 최종결재자 서명이 표시되고, 원기안문서의 다음 결재자에게 전달됩니다. 협조부서가 결재경로의 마지막 순번인 경우, 협조부서의 결재가 완료되면 결재문서가 완료됩니다.

부서협조한 결재문서의 원기안문서 결재가 최종 완료되면, 부서협조한 부서의 문서함 > 협조함에서 최종 문서를 확인할 수 있습니다.

부재자의 결재문서 처리하기

사용자가 출장, 휴가 등의 사유로 부재 중일 경우, 대리결재자를 지정하여 결재문서를 대신 처리하게 할 수 있습니다. 대리결재자를 지정하는 방법은 시스템마다 다르게 제공될 수 있습니다. 통상적으로 사용자 프로파일에서 대리결재자를 지정할 수 있도록 제공하고 있습니다.

대리결재자가 문서를 결재하면 원결재자 서명 칸에 대리결재자의 서명이 날인됩니다. 대리결재자의 서명 앞에 ‘代’ 가 표기됩니다. 결재문서의 사안이 중요하여 부재 중인 원결재자가 반드시 결재해야 할 경우, [결재] 창에서 문서회송 버튼을 클릭하여, 원결재자에게 결재문서를 전달할 수 있습니다.

 

마치며, 오늘은 전자결재 1편에 이어 2편에서는 결재처리에 있어 반려와 반송의 차이 그리고, 연속결재, 일괄결재, 선택결재의 차이, 부서협조문서 처리하기, 부재자의 결재문서 처리하기 방법에 대해 알아보왔습니다. 3편에서는 공람에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

 

아래 링크 내용이 궁금하시면 클릭하세요

전자결재: 결재 흐름 제대로 이해하기 (1)