(2편) 프로젝트: 사업수행계획서, WBS 작성하기

경쟁입찰을 통해 우선협상대상자가 된 다음 기술협상을 마무리하면 프로젝트 준비 및 착수를 시작하게 됩니다. 이때 프로젝트 착수계와 함께 사업수행계획서를 투입 후 2주내 작성하여 제출하고 고객과 협의를 통해 착수보고를 합니다. 프로젝트 착수단계에서 사업수행계획서는 프로젝트를 수행하기 전 계획을 수립하는 문서로 사업명, 사업기간, 사업목적, 사업범위, 사업 추진체계, 사업 추진 일정, 산출물 내역 등을 작성합니다.

오늘은 프로젝트 준비 및 착수단계에서 작성하는 사업수행계획서와 WBS의 작성법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

사업수행계획서란

프로젝트를 수행하기 전에 사업에 대한 사업명, 사업기간, 사업범위, 사업 배경 및 목적, 사업 세부 추진방안, 추진 일정, 사업수행체계, 사업 소요 예산 등 육하원칙에 의거하여 작성되는 문서입니다. 발주사는 제안사에서 제출한 착수계, 사업수행계획서를 확인 후 착수보고를 통해 사업의 시작을 알리게 됩니다.

사업수행계획서를 요식행위에 불과한 것으로 폄하하는 분들도 있지만, 사업계획서는 프로젝트의 현실적인 목표를 세우고, 프로젝트 수행 시 발생할 수 있는 가능한 실수를 사전에 제거하고, 프로젝트 진행 상태를 모니터링할 수 있다는 점에서 반드시 필요한 문서라고 할 수 있습니다.

사업수행계획서 작성

목차

사업수행계획서의 목차는 일반적으로 좌측처럼 사업명, 사업기간, 사업목적, 사업범위, 사업추진체계, 사업추진절차, 산출물 계획, 일정 계획, 보고 계획, 표준화적용계획, 품질관리계획, 위험관리계획, 보안대책, 교육계획, 유지보수계획 등으로 이루어져 있으나, 경우에 따라 우측처럼 훨씬 더 구체적이고 세부적으로 작성해야 할 수도 있습니다. 이는 발주사 성향에 따라 작성의 난이도가 결정되기 때문에 사업계획서는 그때그때 발주사가 주는 양식에 맞춰 작성이 필요합니다.

사업개요 및 사업범위

사업개요, 사업범위 등은 발주사와 협의한 최종 내용으로 업데이트하여 작성합니다 사업개요는 계약서의 사업명과 사업기간이 일치해야 합니다. 때때로 계약서상의 사업기간과 실제 프로젝트 착수한 날이 달라 잘못 기재하는 경우가 있는데, 이때 기준은 계약서을 기준으로 해야 합니다. 사업범위의 목표시스템구성도와 H/W, S/W 구성도는 제안서나 제안요약서, 제안발표를 참고하여 발주사와 최종 확정된 내용으로 업데이트하여 작성해야 합니다.

사업추진 체계

사업계획서에서 중요하다고 할 수 있는 부분은 바로 사업수행체계와 업무R&R, 인력투입계획, 산출물 계획, WBS라고 할 수 있습니다..

먼저, 사업수행체계는 발주사의 수행체계와 업무R&R를 기술하고, 다음으로 사업자의 수행체계와 업무R&R를 작성합니다. 아래 사항은 핵심부서 기준으로 간략하게 작성을 한 것이나, 발주사와 수행사 투입인력 전체를 넣고 업무 R&R를 작성하는 경우도 있습니다.

현업 TFT 대상 인력 현황

위의 내용에는 빠져 있지만, 조직도에서는 현업TFT와 수행사간 의사소통을 라인을 정리하는 것이 필요합니다. 프로젝트를 시작하게 되면 가장 필요한 조직이기 때문에 별도로 현업TFT의 소속, 부서명, 이름, 직위, 이메일, 전화번호, 주요업무내역 등을 엑셀로 받아 관리해야 합니다.

인력투입계획 및 변경공문

인력투입계획은 최종 견적협상이 완료되면 투입공수는 확정되게 됩니다. 확정된 투입공수를 기준으로 각 업무별 투입인력들의 투입 및 철수 일자를 기술합니다. 투입확정된 인력들에게는 사전에 프로젝트에 대한 투입일정을 공유하고 사전 준비사항을 공유합니다.

제안서 상의 투입 인력과 최종 투입인력의 변경이 있을 경우 공문을 통해 변경사유와 함께 변경 요청 내역을 기술하고, 인력 투입 변경 내용 총괄표를 작성하여 첨부합니다. 발주사는 이를 검토하여 승인여부를 검토합니다. 최근에는 PM 또는 주요 업무 PL의 경우는 교체 허용하지 않는다 라고 명시하는 경우도 있어 승인이 되지 않을 수 있습니다. 왜냐하면 본 사업 수주를 위해 스펙이 좋은 인력을 투입하는 척하고, 실제 다른 사람으로 교체하는 일이 있어 프로젝트 진행에 심각한 문제를 일으키고, 실제 발주사를 속이는 행위로 간주 할 수 있습니다. 이제는 수행PM 및 업무PL 내정에 있어서는 신중을 기해야 합니다.

요구사항 상세내역

사업수행계획서 상의 요구사항 상세내역은 ECR, SFR, SIR, PER, DAR, TER, SER, QUR, COR, PMR, PSR를 작성하게 됩니다. 이때, 장비관련된 ECR, 기능요구사항 관련 SFR은 변경사항이 존재할 수 있습니다. 도입예정이었던 하드웨어 스펙이나 솔루션이 변경될 수 있기 때문입니다. 이런 부분들을 사전에 체크하여 변경사항을 발주사가 알아 볼 수 있도록 작성하여야 합니다.

산출물 계획

산출물 계획은 착수단계에서 발주사와 협의를 하여 변경된 부분을 파란색으로 표시하여 발주사가 알아볼 수 있도록 작성합니다. 발주사와 협의하는 것은 제안 당시에는 필요한 산출물로 인식되었으나, 실제 발주사와 협의를 했더니 필요 없는 산출물이 존재할 수 있습니다. 또한, 프로젝트에서 산출물을 따로 작성할 시간을 주지 않기 때문에 개발자가 핵심 산출물외에는 추가적인 산출물까지 작성하기에는 현실적으로 무리가 있습니다. 따라서, 이 부분도 프로젝트 사업수행계획서에 발주사와 반드시 협의를 한 다음 추가하는 것을 권고합니다.

WBS (Work Breakdown Structure, 업무분류체계)

WBS는 사업수행계획서와 별개의 파일로 주로 엑셀이나 MS Project로 작성하게 됩니다. WBS는 정해진 양식은 없으나, 주로 개발단계별로 구분하고, 각 단계에 맞게 업무를 기술하고, 그에 대한 설명을 기술하고, 담당자와 산출물 목록과 전체 일정표와 전체 일정의 시작일, 종료일, 지연일 등을 표시하는 형태로 기술합니다.

WBS는 프로젝트 내 수행사가 해야 할 모든 TASK(요구사항 및 업무범위 완료) 목록을 리스트업하고, 완료 되었는지 여부를 체크하고, 지연 시 원인을 파악하여 이슈를 해결하고, 완료되면 산출물을 전달받아 산출물의 품질을 확인하며 TASK를 순차적으로 관리하기 위한 문서입니다.

또한, WBS에는 업무 리스트 간 선·후행 관계를 정의하기 때문에 어떤 업무를 먼저 해야 할 지를 사전에 파악하여 이슈가 있는지를 빠르게 알 수 있습니다.

이런 이유로 사업수행계획서와 함께 WBS는 프로젝트 착수 시 가장 중요한 문서 중에 하나입니다.

마치며

오늘은 프로젝트 착수 단계에서 작성할 사업수행계획서와 WBS에 대해서 알아보왔습니다.

사업수행계획서는 프로젝트 수행하기 전 사업을 알리는 중요한 문서이며, 발주사와 수행사간 본 사업에서 합의된 사항을 최종적으로 확인하는 절차입니다. 또한, WBS는 프로젝트 내 수행사가 해야 할 모든 TASK(요구사항 및 업무범위 완료) 목록을 리스트업하고, 완료 되었는지 여부를 체크하고, 지연 시 원인을 파악하여 이슈를 해결하고, 완료되면 산출물을 전달받아 산출물의 품질을 확인하며 TASK를 순차적으로 관리하기 위한 문서입니다.

개발 PM이 처음이라면 이 문서가 도움이 되길 바라며, 다음편에서는 프로젝트 착수보고 작성요령에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

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