(6편) 국가기록원에서 제시하는 기록관리시스템 개발 모델 3 Type 알아보기

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by 늦둥이아빠 2024. 2. 18. 14:16

국가기록원에서 제시하는 기록관리시스템의 3가지 개발 모델은 전자기록생산시스템과 기록관리시스템 간 모델을 규정하고 있는 것으로 모델1. 별도 운영 2. 연동 연동 3. 통합 운영 하는 3가지 Type모델을 설명하고 있습니다. 이런 3가지 Type 모델의 특장점과 모델 구성에 있어 핵심적인 이슈로 작용하고 있는 이관 방식에 대해서도 함께 알아보도록 하겠습니다.

전자기록생산시스템 정의

전자기록이란 컴퓨등 등 전자적 처리 장치를 사용하여 생성, 획득, 이용, 관리되는 기록을 말하며, 흔히 디지털 형태로 존재한다는 의미에서 디지털 기록이라고 합니다. 전자기록생산시스템이란 현재 정부 및 공공기관, 지자체에서 사용하고 있는 전자문서(전자결재)시스템과 업무관리시스템(온-나라)을 일컬어 말하고 있습니다.

기록관리시스템(RMS)의 정의

기록관리시스템은 기록관 또는 특수기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템으로 기록관에서 관리하며 해당 기관에 도입되어야 합니다. (공공기록물관리에 관한 법률 시행령 제2조 제6항) 기관 내 처리과의 전자문서시스템, 업무관리시스템에서 생산, 결재 후 편철되어 기록물철 단위로 보관되는 전자문서와 종이문서 및 매체 형태의 기록관으로 이관 받아 기관의 효율적인 전자적 기록물 관리를 수행하는 시스템입니다.

영구기록관리시스템(AMS)의 정의

영구기록관리시스템은 기록물의 장기보존 전략의 일환으로 시스템 내에서 관리하는 전자기록물의 소프트웨어적인 포맷변환을 의미합니다. 영구기록관리시스템은 시스템으로 이관, 수집되는 모든 기록물에 대하여 개별 및 일괄적으로 인수할 수 있어야 합니다.

국가기록원에서 제시하는 기록관리시스템 3 Type 개발 모델

국가기록원에서 제시하고 있는 기록관리시스템 구축 모델은 3가지로 구분할 수 있습니다. 현재 구축되어 있는 모델은 대부분 모델1번에 해당되며, 최근 모델2로 옮겨가고 있는 추세입니다. 모델 3은 국가기록원에서 구축을 완료하여 시범 운영하고 있습니다.

기록관리시스템 3 Type 개발 모델, 물리적 모델, 논리적 모델, 통합 모델 — 전자기록생산시스템과 기록관리시스템 간 모델 1. 별도 운영, 모델 2. 연계 운영, 모델 3. 통합 운영

다음은 3가지 모델에 대해 설명드리겠습니다.

개발 모델1 : 물리적 이관 모델

전자문서시스템에서 생산된 기록물을 기록관리시스템으로 이관하여 운영하는 모델

표준기록관리시스템에서 검증된 일반적 운영방식
기록물에 대한 책임 권한이 명확함
기록물을 독립적으로 관리 가능

개발 모델 2 : 논리적 이관 모델

전자문서시스템에서 생산된 기록물을 유지하면서 기록관리시스템이 통제하는 형태

기록물 이관, 인수 등 기록관리 절차 간소화 가능
기록물 이관 작업이 불필요하여 이관에 따른 기록물 훼손 원천 배제
스토리지 공동 사용으로 스토리지 비용 절감

개발 모델3 : 통합 모델

전자문서시스템과 기록관리시스템이 통합된 형태(전자문서시스템 내 기록관리 기능 제공)

인프라 및 사용 S/W 공동 활용으로 구축 비용 절감 및 운영 용이
기록물 생산 및 활용이 많지 않은 소규모 기관에 적합

물리적 이관 vs 논리적 이관 방식

기록관리시스템에서 기록물 이관이 이슈화되고 있는 부분은 기록물 증가에 따른 스토리지 비용 증가와 기존 생산시스템에서 생산된 기록물이 기록관리시스템으로 이관되면 조회 및 접근이 어렵다는 것입니다. 따라서, 이런 이슈를 해결하기 위한 방안으로 논리적 이관 모델이 현실적으로 제기 되었습니다. 현재는 클라우드 기반의 기록관리시스템을 구축하여 운영하면서 클라우드 환경에서 공유스토리지를 위한 활용한 이관도 함께 고려되고 있습니다.

물리적 이관과 논리적 이관의 가장 차이는 실물을 이관하는지의 여부입니다. 논리적 이관의 경우 실물은 업무관리시스템에 있고, 이와 관련된 메타정보와 링크정보를 RMS에 이관하는 방식입니다. 논리적 이관 방식 중 공유볼륨이나 공유스토리지를 이용하는 방식도 있으나, 여기에서는 기본적인 차이에 대해서만 설명하도록 하겠습니다.