(7편) 제안서 작성법: 목차 구성, 템플릿 개발, 세부 작성법

이번 포스팅부터는 제안서 작성방법에 대해 실무적인 단계로 들어가며, 제안PM이나 제안 담당자가 제안서 작성을 위한 목차 구성, 템플릿 개발, 세부 작성법 등 가이드 문서를 만들어 각 역할별 담당자에게 배포함으로써 제안서 작성이 본격적으로 진행됩니다. 오늘부터는 제안서 작성 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

제안서(Proposal)란

고객의 요구사항에 맞춰 수주를 위해 자사의 프로젝트 수행 능력 및 수행 방법, 제품 및 서비스 제공 역량, 비용 등과 같은 내용을 고객을 설득하기 위해 정리한 문서입니다. 이런 제안서는 정말 중요하다는 것을 알 수 있습니다. 제안서의 표지 작성은 전체 제안 내용의 컨셉을 살려 아이디어를 덧붙인 눈에 뜨는 디자인을 하고, 내지는 제안서를 검토할 때 눈이 피로하지 않게 디자인을 하는 것이 포인트입니다. 또한, 제안 목차의 구성은 집을 새롭게 짓는 다면 설계도이며 뼈대가 되며, 제안서의 궁금한 사항이 한눈에 보일 수 있도록 구성되어야 합니다.

제안목차는 제안 전략, 핵심 키워드 전달, 차별화된 내용이 포함되도록 작성하라

제안목차는 단순히 내용의 순서를 알려주는 단순한 목록이 아닙니다. 그렇기 때문에 어떤 내용들을 담고 있는지에 대한 정보를 일목요연하게 보여준다면, 고객은 훨씬 더 쉽고 강한 인상을 받을 것입니다. 따라서 목차를 잘 개발되면 제안서를 읽는 사람의 관심을 끌 수 있습니다. 이때 관심을 끄는 키워드와 주제가 있습니다. 고객은 이번 사업을 통해 비용 절감을 원하고 있다면 3장 전략 및 방법론-2.추진전략에서 그룹웨어 전자결재 도입 시 업무 효율성으로 인해 비용을 30% 절감할 수 있는 방안을, 아예 목차에 전략으로 도출하여 작성할 수 있습니다.

이렇게 되면, 목차만 보고도 무슨 내용을 말하려는 것인지 알 수 있습니다. 이렇게 차별화된 목차를 개발할 수 있습니다.

하지만, 우리는 아래와 같은 목차가 주어지면 여기에 해당하는 세부 목차를 무심코 넣게 됩니다. 그래서, 우리가 무엇을 이야기 하려고 하는지, 무슨 내용이 담겨져 있는지 알 수 없게 작성하여, 고객이 원하는 정보를 꼭꼭 숨겨버리는 상황까지 만들어 버립니다.

RFP 제공된 제안서 목차

제안 템플릿은 전체적인 제안 컨셉에 맞춰 개발하라

일반적으로 기업은 10억규모의 제안을 하던 1억 규모의 제안을 하든지 상관없이 가장 잘 된 기존 제안서 템플릿을 가져와 로고와 색깔을 바꾸는 정도로 해서 제안 작업을 시작하거나 요즘 온라인으로 판매하고 있는 PPT 템플릿을 구입하여 사용하는 정도가 될 것입니다. 하지만, 제안서는 그 회사에서 생각하는 이 사업을 바라 보는 비전과 생각이 담겨 있기 때문에 결코 가볍게 여겨서는 안됩니다. 또한, 잘 설계된 템플릿은 제안 내용의 충실도를 높여주는 효과가 있으며, 제안 작성자들에게 고품질의 컨텐츠를 생산할 수 있도록 기반 소스를 제공하는 것과 같습니다. 제안 표지는 이번 사업의 제안 전체를 내용을 한줄로 요약하여 표시할 수 있도록 형상화된 이미지가 도출되어야 하며, 제안 내용에 사용할 페이지는 이런 형상화된 내용과 일관성 있는 디자인이 반영된 템플릿을 제공해야 하며, 내용 전개를 위한 표, 제목, 글상자, 헤드라인 등 글 작성을 위해 사용되는 아이템들도 전체 톤과 통일성 있게 제공되어야 합니다.

또한, 제안 템플릿은 어느 정도 초안 성격의 내용이 담겨 있는 템플릿을 만들어서 각 해당 장별 담당자에게 참조할 수 있도록 배포하는 것이 작업의 효율성을 높일 수 있습니다.

제안 템플릿은 공공기관은 대부분은 세로형, 기업은 가로형으로 제출하도록 하고 있습니다. 다음은 기업의 경우이며, 세로형도 가로형과 마찬가지로 컨셉은 동일하도록 보시면 될 것 같습니다.

제안서 표지 컨셉 작성 및 내용 정리

헤드라인 및 본문 작성법

헤드라인은 2줄 이상 넘지 않도록 하며, 헤드라인은 본문 내용을 요약하여 핵심 키워드가 포함되도록 작성하여야 합니다. 본문은 정의, 개념을 설명하고 아래 하단에 한눈에 본문 내용을 요약하여 읽을 수 있도록 정리해야 합니다. 이렇게 함으로써 제안서를 읽는 사람의 동선을 고려하여 편하게 읽을 수 있도록 가독성을 높여 주어야 합니다.

제안서 헤드라인 및 본문 작성

이런 본문 템플릿은 컨텐츠를 구성하는 도형, 사람, 건물, 시스템, 네트워크, 화살표 등의 기본 요소들과 설명 및 논리 전개를 위한 구조 템플릿을 개발하여 활용함으로써 보다 심플하고 정리된 느낌의 제안을 할 수가 있습니다. 또한, 제안서를 작성하는 담당자가 일러스터나 포토샵 그리고 PT 디자인을 할 수 있는 자기개발을 통해 템플릿을 업그레이드 할 수도 있습니다.

결론

오늘은 제안서 작성 방법 중 목차 구성, 템플릿 개발, 세부 작성법 등에 대해 알아보왔습니다. 많은 기업에서 투자는 없이 제안 담당자에게만 어떻게 하면 제안서를 잘 작성하는지에 대한 고민하라고만 합니다. 제안서 작성하기도 바쁜데, 언제 이런 고민을 할까요? 영업 실주가 이어지면 이제 제안서의 퀄리티가 안좋고, 우리의 특장점이나 전략이 도출이 안된 것 같다고들 이야기 합니다. 하지만, 수주를 많이 했을 때도 수주가 안될 때도 아마 똑 같은 제안서였을 것입니다. 이런 제안서의 퀄리티를 높이기 위해 과거 저희 회사에서도 교육도 보내 보고, 디자인 템플릿도 유료로 구매해보고, 웹 디자이너에게 의뢰하여 전체 템플릿도 바꿔보고 다 해 보왔던 기억이 남는다. 제안서 질은 항상 최근에 작성했던 성공사례나 최근에 작성했던 템플릿을 기준으로 작성하기 때문에 어느 정도 시간이 지나면 다 똑 같아져 이런 방법으로는 고 퀄리티를 유지하기가 어려웠습니다.

결국은 디자인 팀이 있다면 주기적으로 회사의 디자인 템플릿을 받고, 그때 그때 제안의 컨셉이 정해지면 컨셉에 맞는 표지와 메인 템플릿만을 변경하여 작성하는 것이 가장 효과적이었습니다. 또한, 본문의 컨텐츠의 구성과 배치에 대한 구조 템플릿을 많이 확보하여 제안 시 활용하는 것도 또하나의 방법입니다.

아무쪼록 제안서를 담당하고 계신 여러분들의 건투를 빌며, 다음 8편에서는 일반현황, 제안개요, 도입배경 등 본격적인 제안서 작성에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

제안서란 무엇인가에 대해 궁금하시면 아래 링크를 클릭하세요

(1편) 제안서란 무엇인가? 사전영업활동, 수주활동, 제안의 중요성 이해

(2편) 제안서란 무엇인가? B2G, B2B 시장 및 구매 패턴 이해하기

(3편) 제안서란 무엇인가? 제안PM 및 담당자별 역할, 협업 이해하기

(4편) 제안서 작성의 전략 및 전술? 제안요청서의 구성 및 평가기준 파악하기

(5편) 제안서 작성의 전략 및 전술? 1등 기업과 2등 기업 전략

(6편) 제안서 작성의 전략 및 전술? 경쟁사 대비 차별화 및 가격 전략