전자결재 : 제대로 이해하기(3)

오늘은 2편의 결재처리 방법과 반려와 반송의 차이 그리고 여러가지 다양한 결재 유형에 이어 공람에 대해 알아보도록 하겠습니다. 3편에서는 공람, 발송, 발송의뢰, 발송처리, 접수, 지정, 배부에 대해 알아보겠습니다. 

공람

공람이란 결재 과정에 참여하지 않았지만 문서를 전달받아 결재 완료된 문서를 열람하는 행위를 말하며, 공람자는 결재경로에 포함되어 있지 않아도 문서의 최종결재가 완료되면 해당 문서를 열람할 수 있도록 지정된 사용자를 말합니다. 공람자는 공람할 문서에서 공람문서를 확인할 수 있고, 공람이 완료된 문서는 공람한 문서로 이동됩니다.

공람은 크게 공람지정, 공람완료, 공람회수 등 3가지 형태로 분류할 수 있습니다.

공람지정은 결재경로에 포함된 사용자 및 문서관리자가 문서의 공람자를 지정하는 것을 말하며,  공람완료는 공람자가 공람할 문서에 전달된 문서를 열람하면 공람이 완료됩니다. 공람한 문서는 다시 열람하거나 삭제할 수 있습니다. 공람회수는 본인이 공람지정한 문서에 한해 공람자가 문서를 열람하기 전에 공람 권한을 회수할 수 있습니다. 공람자가 이미 열람한 문서는 회수할 수 없습니다. 공람 회수 시 공람자의 공람할 문서에서 해당 문서가 삭제됩니다. 

항목	공람지정	공람완료	공람회수
정의	결재경로에 포함된 사용자 및 문서관리자가 문서의 공람자를 지정함	공람자가 문서를 열람하면 공람이 완료됨	공람자가 문서를 열람하기 전에 공람 권한을 회수함
행위 주체	결재경로에 포함된 사용자, 문서관리자	공람자	공람지정자
문서 상태	공람자가 지정되지 않음	공람자가 문서를 열람함	문서가 공람자의 목록에서 삭제됨
문서 처리	공람자가 열람하기 전의 상태	공람이 완료된 문서	공람자가 열람하기 전까지만 회수 가능, 열람 후에는 회수 불가
문서 관리	-	공람 완료 후 문서는 다시 열람하거나 삭제할 수 있음	회수된 문서는 공람자의 문서 목록에서 삭제됨

발송

발수신서식은 최종 결재가 완료되면 수신부서로 문서가 바로 발송됩니다. 기안문서는 최종 결재가 완료되면 문서가 기안자의 발송대기로 전달됩니다. 기안자는 발송부서에 문서의 발송을 요청할 수 있습니다. 통합서식은 최종 결재가 완료되면 문서가 발송부서의 발송처리로 전달됩니다. 발송부서의 발송담당자는 발송의뢰 받은 문서를 수신부서로 발송하거나 기안자에게 반송할 수 있습니다.

항목	발수신서식	기안문서	통합서식
결재 후 상태	수신부서로 바로 발송됨	기안자의 발송대기로 전달됨	발송부서의 발송처리로 전달됨
기안자 역할	-	발송부서에 문서의 발송 요청	-
발송부서 역할	-	발송부서의 역할 없음	발송의뢰 받은 문서를 수신부서로   발송하거나 기안자에게 반송
문서 처리	최종 결재 후 자동 발송	기안자가 발송 요청 후 발송부서에서 처리	발송부서의 발송담당자가 처리
문서 수신	수신부서가 직접 수신	발송부서가 발송 후 수신부서가 수신	발송부서에서 수신부서로 발송 또는 기안자에게 반송

발송의뢰

기안자가 발송부서의 발송담당자에게 내부결재가 끝난 기안문서의 발송을 요청하는 행위로 기안자는 발송대기에 보관된 문서를 시행문으로 변환하여 발송부서에 발송의뢰 요청하면, 문서의 진행 상황은 발송 진행에서 확인 할 수 있습니다. 또한 , 발송담당자가 발송의뢰를 반송한 경우, 기안자는 발송진행에서 문서를 삭제 및 재요청 처리할 수 있습니다. 

반송은 발송부서의 발송담당자가 문서를 수신부서로 보내지 않고 기안자에게 돌려보내는 행위입니다. 반송처리는 발송처리에 도착한 문서를 수신부서에 보내지 않고 기안자에게 돌려보냅니다. 반송된 문서는 문서를 반송할 경우, 기안자의 발송진행함의 문서 처리현황이 ‘반송(발송)’으로 변경됩니다. 반송된 문서는 기안자가 발송을 재요청하거나 문서를 삭제할 수 있습니다.  반송된 문서 삭제 시 문서가 발송되지 않고 문서 상태에 ‘미발송’으로 표시되며, 발송 재요청 시 발송담당자의 발송처리로 다시 전달합니다.

발송처리

발송부서의 발송담당자는 발송의뢰문서를 검토한 후, 수신부서로 발송하거나 기안자에게 반송할 수 있습니다. 대외발송 문서에는 관인/관인생략, 대내발송 문서에는 부서장인/부서장인생략을 날인합니다.

접수

내부결재가 완료된 발수신문서 또는 발송처리된 시행문서는 수신부서로 발송됩니다. 수신부서의 접수담당자는 부서수신 문서에서 문서를 확인한 다음, 문서를 처리합니다. 해당 부서에서 처리할 문서가 아닌 경우, 다른 부서에게 배부하거나 기안자에게 반송합니다. 업무담당자가 지정된 수신문서는 업무담당자의 개인접수 문서와 해당 부서의 부서수신 문서로 전달됩니다.

지정

수신부서의 접수담당자 또는 업무담당자가 다른 업무담당자를 지정하는 행위입니다. 담당자 지정은 접수담당자는 부서수신 문서에 도착한 수신문서의 업무담당자를 다시 지정할 수 있으며, 업무담당자는 개인접수 문서에 도착한 수신문서의 업무담당자를 다시 지정할 수 있습니다. 지정완료는 담당자 지정이 완료된 문서는 재지정된 업무담당자의 개인접수 문서에 전달됩니다. 업무담당자는 개인접수 문서에서 수신문서를 접수, 재지정, 배부, 반송할 수 있습니다.

배부

수신부서의 접수담당자 또는 업무담당자가 다른 부서를 수신부서로 지정하여 문서를 보내는 행위입니다. 수신문서 배부는

접수담당자의 부서수신 문서 또는 업무담당자의 개인접수 문서에 도착한 수신문서를 다른 수신부서로 배부합니다.

배부처에서 문서를 다시 반송할 경우, 처리현황이 ‘반송’으로 변경되어 배부한 부서의 부서수신 문서 또는 개인접수 문서로 반송됩니다. 배부한 부서에게 반송된 문서는 배부처를 다시 지정하여 배부하거나 기안부서로 반송할 수 있습니다. 배부완료는 배부처의 부서수신 문서 또는 업무담당자의 개인접수 문서로 전달하거나 배부한 부서 문서함의 배부대장에 문서 등록됩니다.

반송은 수신부서의 업무담당자가 수신문서를 접수하지 않고 기안자에게 돌려보내는 행위입니다. 수신문서 반송은 접수담당자는 부서수신 문서에, 업무담당자는 개인접수 문서에 도착한 수신문서를 반송할 수 있습니다.

 

아래 내용이 궁금하시면 링크를 클릭하세요.

전자결재: 결재 흐름 제대로 이해하기 (1)

전자결재 : 제대로 이해하기(2)