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모바일 그룹웨어는 PC 그룹웨어 주요 기능 중 전자결재 승인처리, 메일 읽기 및 답변, 게시판의 공지사항, 일정, 조직도, 주소록 등이 탑재되어 주로 조회용으로 활용되고 있습니다. 하지만 최근 추세는 결재도 간단한 기안이 추가되고 있으며, 그룹웨어 외에 ERP 시스템, CRM 시스템에 일부 기능을 함께 탑재 해달라는 요구가 증가하고 있습니다. 이에 따른 구축형 모바일 그룹웨어 구축에 있어 절차나 고려사항들을 살펴보도록 하겠습니다.
모바일 그룹웨어 정의
모바일 그룹웨어는 PC 그룹웨어의 주요 기능을 모바일에서도 간편하게 사용할 수 있도록 도와주는 애플리케이션입니다. 그룹웨어를 활용하여 사무실이 아닌 장소에서도 업무를 처리하고 조직도 내의 구성원에 대한 정보, 결재, 메일, 게시판, 일정, 설비, 주소록 등을 실시간으로 확인할 수 있습니다.
모바일 시스템 구성도
모바일 시스템은 디바이스 기기를 통해 모바일 중계서버를 통해 내부망에 있는 그룹웨어 서버에 접근할 수 있습니다.
모바일 서버에는 별도의 DB가 없으며, 그룹웨어 서버의 API를 호출하여 데이터를 추출합니다.
- 모바일 접속환경은 안드로이드, iOS, Tablet 등을 지원하며, DMZ 구간에는 모바일 WEB 서버가 모바일 WAS 서버와의 중계역할을 담당합니다.
- 모바일 WEB 서버에는 외부 접속자에 대한 인증처리, 보안연동 처리를 하며, 모바일 WAS 서버는 그룹웨어 서버와 연동하여 전자결재를 처리하거나 첨부문서를 이미지로 변환하는 역할을 합니다.
모바일 주요 기능
다음은 PC 그룹웨어에서 사용중인 주요기능 중 모바일 환경에서 제공되는 그룹웨어의 기능을 표현한 거시며, 추가적으로 레거시시스템에서 사용중인 시스템을 추가할 경우 사전 협의를 통해 진행할 수 있습니다.
| 홈 | 그룹웨어의 주요 기능을 한 눈에 확인하고 간편하게 접근할 수 있습니다. |
| 메일 | 조직도와 주소록을 연동하여 메일을 보내거나, 받은 메일을 확인할 수 있습니다. |
| 게시판 | 조직 내 구성원들에게 필요한 정보를 효율적으로 공유하고 전달할 수 있습니다. |
| 결재 | 기안문서 또는 접수문서를 처리하고 본인이 기안한 문서나 문서함에 보관된 문서를 확인할 수 있습니다. |
| 통합검색 | 조직도, 메일, 게시판, 문서함, 스퀘어에 등록된 콘텐츠를 한꺼번에 검색할 수 있습니다. |
| 조직도 | 조직도와 구성원의 정보를 확인할 수 있습니다. |
| 일정 | 일정과 설비예약 현황을 확인하고 일정을 추가하거나 설비를 예약할 수 있습니다 |
| 주소록 | 개인 주소록과 부서 주소록, 사용자가 생성한 주소록 그룹을 확인할 수 있습니다. |
| 설정 | 암호 및 개인정보를 변경하거나 부재 상태를 설정합니다. |
모바일 구축 절차
먼저, 인프라 환경이 구축이 되면 모바일 관련 S/W를 설치합니다.
인프라 환경은 개발 서버 환경 및 방화벽 IP 포트 설정 그리고 Android, iOS App 인증서, 백신 등이 구비되고, 본격적인 모바일그룹웨어를 비롯한 보안제품 및 3rd Party 제품 설치가 이루어지게 됩니다.
- iOS 인증 (Apple Developer Program): Apple Developer Program에 가입하면 iOS 앱을 개발하고 배포할 수 있는 권한을 얻을 수 있습니다. 가입 후, 애플에서 제공하는 가이드라인에 따라 앱을 개발하고, 앱 스토어에 제출합니다. 앱 스토어에서의 검토를 거쳐 앱이 승인되면 사용자들에게 공개됩니다.
- Android 인증 (Google Play Developer Console): Google Play Developer Console에 가입하여 Android 앱을 개발하고 배포할 수 있습니다. 가입 후, 앱을 개발하고 APK(Android Package) 파일을 빌드합니다. 빌드된 APK 파일을 Google Play Developer Console에 업로드하고, 필요한 메타 데이터와 스토어 등록 절차를 완료합니다.
- 앱이 검토를 통과하면 구글 플레이 스토어에 게시됩니다.
- 두 플랫폼 모두 개발자 프로그램에 가입하고 인증을 받은 후, 해당 플랫폼에서 제공하는 가이드라인을 준수하여 앱을 개발하고 배포해야 합니다. 또한, 앱의 보안과 사용자 개인정보 보호에 대한 주요 요구 사항을 준수하는 것도 중요합니다. 이러한 요구 사항에는 데이터 보호, 사용자 개인정보 처리, 광고 및 결제 정책 준수 등이 포함될 수 있습니다.
모바일그룹웨어 모듈, WAS 모듈, DRM 모듈, 문서변환 모듈, 앱 설치 모듈, 푸시모듈, 앱위변조 모듈, MDM 웹서비스, MDM WAS 모듈, DB 모듈, 모바일결재 Agent 모듈을 WEB서버와 WAS서버 등에 설치합니다. 설치 후 테스트를 통해 기능을 검증하고, 사용자 요구사항이 있는 경우, 개발을 진행합니다.
모바일 그룹웨어 구축 고려사항
UI/UX 설계 시
패키지인 경우 UI/UX는 제한적으로 수정이 가능합니다. 로그인 화면이나 모바일 포털화면 그리고 결재 단순기안 정도가 수정 대상이 되며, 컨텐츠 화면을 제공하여야 합니다. 모바일 포털 처럼 구현을 해야 한다면, 모바일 플랫폼 사업자를 선정하여 개발을 하여야 합니다.
보안 고려 사항
모바일 그룹웨어는 사용자들이 중요한 정보를 공유하고 접근하는데 사용될 수 있으므로 보안이 매우 중요합니다. 일반적으로 데이터 암호화, 인증 및 권한 관리, VPN 연결 등을 통해 보안을 강화해야 합니다. 하지만, 공공기관과 같이 국정원 심사를 통과해야 하는 경우도 있습니다. 이때는 MDM 솔루션 등 국정원에서 요구하는 기준에 맞춰 솔루션을 추가 도입해야 합니다. 특히 네트워크 망이 다른 경우는 비용 대비 효과가 떨어질 수 있으니 신중한 도입이 필요 합니다.
- 암호화 솔루션: 국정원 인증을 위한 모바일 그룹웨어에서는 데이터 암호화가 매우 중요합니다. 이를 위해 데이터를 안전하게 암호화하고 관리할 수 있는 암호화 솔루션을 도입할 수 있습니다. 대표적으로는 미디어엔진의 '암호화 모바일' 등이 있습니다.
- VPN 솔루션: 모바일 그룹웨어의 통신 보안을 강화하기 위해 VPN(Virtual Private Network) 솔루션을 사용할 수 있습니다. VPN을 통해 데이터 통신을 암호화하고 보호할 수 있습니다. 국내에서는 CJ 올리브네트웍스의 '모바일 VPN' 등이 제공됩니다.
- MDM(Mobile Device Management) 솔루션: 모바일 기기의 관리와 보안을 위해 MDM 솔루션을 도입할 수 있습니다. MDM은 기업에서 모바일 기기를 중앙에서 관리하고 보안 정책을 시행할 수 있는 솔루션으로, 국내 기업들에서 다양한 제품을 제공하고 있습니다.
- 인증 및 접근 제어 솔루션: 사용자의 신원을 확인하고 접근을 제어하기 위한 솔루션을 도입할 수 있습니다. 이는 다단계 인증, 바이오메트릭 인증 등을 통해 보안을 강화할 수 있습니다.
- 웹 보안 솔루션: 모바일 그룹웨어가 웹 기반으로 동작하는 경우, 웹 애플리케이션 방화벽(WAF) 및 웹 보안 솔루션을 도입하여 웹 애플리케이션의 보안 취약점을 탐지하고 방어할 수 있습니다.
요구 사항 확인
사용자들이 어떤 기능을 원하는지, 그룹웨어가 어떤 목적으로 사용될지를 파악하는 것도 중요합니다. 예를 들어, 일정 공유, 작업 관리, 문서 공유, 채팅 등의 요구 사항을 정의해야 합니다. 실제 초기 요구사항 파악이 되지 않아, 프로젝트 종료 시점에 나오는 경우도 있어 신중을 기해야 합니다.
테스트 및 배포
그룹웨어를 충분히 테스트하고 버그를 수정한 후에 배포해야 합니다. 다양한 기기 및 플랫폼에서 테스트하여 호환성을 확인해야 합니다. 또한, 적절한 배포 전략을 수립하여 사용자들에게 손쉽게 배포할 수 있도록 해야 합니다.
그룹웨어 구축은 조직의 요구 사항과 리소스에 따라 다르기 때문에 세부적인 구축 방안은 조직의 상황에 따라 다를 수 있습니다. 하지만 위에서 제시한 단계들은 일반적으로 모바일 그룹웨어를 성공적으로 구축하기 위한 중요한 지침을 제공합니다.
결론
모바일 그룹웨어의 정의, 주요기능, 시스템 구성도, 고려사항 등 패키지 기반의 모바일 그룹웨어를 살펴 보왔습니다. 이에 클라우드 기반의 SaaS형으로 제공되는 기능과는 차이가 있습니다. 클라우드 기반의 모바일 그룹웨어는 가격이 저렴하지만, 커스터마이징이나 기능 추가가 되지 않으니 이점에 대해서는 유의를 하시기 바랍니다.
모바일 그룹웨어를 활용하면 언제 어디서나 업무를 할 수 있어 많은 기업/기관에서 도입해서 사용을 하고 계십니다. 하지만, 우리 기업/기관 환경에 모바일 그룹웨어 필요한지 그리고 국정원 심사가 필요한지, 클라우드 환경에 운영할지 등 다각적인 검토를 통해 비용대비 효과성을 검토하여 신중한 도입이 필요합니다.
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(1편) 그룹웨어 등장 배경 및 진화 과정 : 1980년대~2020년대
(2편) 그룹웨어 기업 비교 : 시장 동향, 기업 비교, 미래 전망
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