(8편) 제안서 작성법 : 컨텐츠 구조화 방법 및 제안 작성 팁(파워포인트 단축키)

제안서 1장의 제안 개요는 전체 제안의 내용을 파악할 수 있는 장입니다. 공공의 경우 현재는 1장의 목차가 일반현황으로 제안사의 일반현황, 제안사의 조직 및 업무분장, 참여인력 현황 등 변경되었습니다. 과거 1장은 제안 개요 부분은 제안 배경 및 목적, 사업의 범위, 제안 전략, 제안사의 특장점, 향후 발전방향 등 전체적인 내용의 개요에 대해 작성하는 장(Chapter) 이었습니다. 오늘은 제안서의 1장에서 필요한 컨텐츠 구조를 만드는 방법과 제안 작성 시 필요한 팁에 대해 알아보도록 하겠습니다.

본문 컨텐츠를 구조화하는 방법

먼저 제안 배경 및 목적을 쓴다고 가정하면, 우리가 현재 활용하고 있는 방법은 어떻게 하고 있을까요? 아마도 기존 템플릿을 가져다가 RFP에 있는 내용을 요약하여 작성하게 될 것입니다. 제안서를 쓰는 담당자 입장에서는 가장 효과적인 방법 중 하나일 것입니다. 하지만, 이 방법을 활용 하더라도 컨텐츠의 배치 구성을 어떻게 할 것인지에 대해서는 알고 써는 것이 나중에 이런 유사한 내용을 접했을 때 활용도가 훨씬 높게 됩니다.

본문 작성 내용을 구조화하여 설계하라

 

제안 배경 및 목적을 작성할 때 컨텐츠 구조를 설계하고 작성하는 것과 그냥 템플릿에 맞추어 작성하는 것과 큰 차이가 있습니다. 표현할 컨텐츠를 파악하여 구조를 다양한 형태로 만들어 보고 더 나은 표현 방법을 찾아 작성을 하게 되면 자신만의 템플릿을 만들 수가 있습니다. 하지만, 기존 템플릿을 활용하여 작성을 하면 항상 같은 패턴의 제안서가 나타나게 됩니다. 즉, 10개의 제안서를 써도 항상 똑 같은 느낌이 들며, 1년, 2년 지나면 식상하다는 말을 듣기도 합니다. 

처음에 이렇게 하기에는 상당히 불편하고 어렵습니다. 하지만, 많이 연습하고 노하우가 쌓이다 보면 나중에는 RFP를 보면 어떻게 써야할지 구조가 잡히게 됩니다.

 

이렇게 구조화하여 작성된 제안 배경 및 목적 사례를 보면, 아래와 같습니다.

파워포인트 및 엑셀 활용 능력을 전문가 수준으로 키워라

다음은 장표를 빠르게 작성하기 위해서는 파워포인트의 단축키나 도구 사용 수준을 전문가 수준으로 끌어 올려야 합니다. 파워포인트를 자유자재로 사용하고, 단축키나 타자 연습이 충분히 되어 있으면 아주 빠르게 설계한 대로 구조화 할 수 있습니다.

제안서에서 많이 활용하는 단축키를 등록하여 자신만의 도구로 등록하여 만들어 사용할 수도 있습니다. 과거 제안서 작성 담당자를 대상으로 이런 교육을 했던 기억이 나는데, 파워포인트의 마스터 활용하기, 구역 만들어 활용하기, 그림도구, 삽입도구, 텍스트 도구 등과 제안서 작성할 때 많이 하는 실수 등과 제안서 작성할 때 필요한 단축키 등록하여 나만의 도구로 활용하기 등의 교육을 했더니, 상당히 놀라워 했던 기억이 있습니다. 여러분도 자신만의 제안서 작성 도구를 만들어 활용하시기 바랍니다.

일반 현황에서 중요한 부분은 빨간색이나 빨간박스로 강조하라

일반현황을 작성함에 있어 그냥 같은 색으로 표현한다면, 뭐가 중요한지 알 수 없습니다. 제안서에서 요구하고 있는 관련 분야 경험 및 유사 실적은 빨간색이나 파란색으로 강조하여 눈에 띄도록 해야 합니다. 또한, 사업실적과 같이 강조할 부분이 많은 경우에는 강조할 사업실적에 빨간색 박스나 파란색 박스를 쳐서 한눈에 볼 수 있도록 하는 것이 가독성을 좋게 합니다. 이런 사소한 부분들 하나하나가 제안서의 전체적인 이미지를 좋게 만드는 과정입니다.

마치며

오늘은 제안서 1장 제안배경 및 목적, 일반현황에 대한 작성 방법과 제안서 작성의 팁에 대해 알아보왔습니다.

제안서 본문을 잘 작성하려면 컨텐츠 내용을 파악한 후 어떻게 쓸 것인지 구조를 만들어 본 후 제안서 템플릿을 활용하여 작성해보는 것입니다. 이렇게 하다 보면 나중에는 제안서를 분석하면 어떻게 써야 할지 감이 잡히게 됩니다. 이런 과정을 반복하고 만들면 이게 템플릿화되어 또 다른 템플릿을 만들어 낼 수 있습니다.

또한, 자신만의 제안서 작성 도구를 만들어 사용하시면 더욱 빠른 방법으로 제안서를 쓸 수 있습니다. 제안서를 수정하거나 전체적으로 폰트를 조정해야 할때도 있고, 요약서를 만들거나, 발표자료를 만들 때 유용합니다.

 

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(4편) 제안서 작성의 전략 및 전술? 제안요청서의 구성 및 평가기준 파악하기

(5편) 제안서 작성의 전략 및 전술? 1등 기업과 2등 기업 전략

(6편) 제안서 작성의 전략 및 전술? 경쟁사 대비 차별화 및 가격 전략

(7편) 제안서 작성 방법: 목차 구성, 템플릿 개발, 세부 작성법