조직의 모든 결재 완료문서가 모이는 문서함 공유, 관리, 활용 알아보기

조직 내에서 결재가 완료된 문서를 보관할 수 있는 공간인 문서함에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 문서함을 이용하여 조직 내 문서를 체계적으로 관리할 수 있습니다. 부서 내에서 작성되어 결재가 완료된 문서, 타 부서에서 발송되어 내부결재가 완료된 문서 등 해당 부서에서 처리한 각종 문서를 정해진 기준에 따라 문서함에 정리합니다. 문서함에서 타 부서의 문서를 열람할 수 있으며 각 문서의 문서정보, 결재경로, 발송정보와 이력등을조회할 수 있습니다. 또한, 다양한 검색 조건을 이용하여 원하는 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다.

문서

먼저, 문서가 무엇일까요?

문서는 조직 내에서 업무상 작성되어 결재자의 결재를 받은 서류와 기록물 일체를 말합니다. 문서 성립조건은 중간검토자와 최종결재자의 결재가 승인되면 문서로 효력을 발휘합니다. 또한, 문서번호의 유무에 따라 공식문서와 비공식문서로 구분합니다. 공식문서는 문서번호가 부여된 문서이고, 비공식문서는 문서번호가 없습니다. 

문서함

문서함은 조직 내에서 생산된 문서를 정해진 기준에 따라 분류하여 보관하기 위한 문서 관리함을 말합니다. 결재 완료된 문서들은 업무나 안건에 따라 하나의 단위로 분류하여 보다 효율적으로 문서를 관리할 수 있습니다.

문서분류

문서함은 대장과 기록물철로 구성되며, 결재가 완료된 문서는 자동으로 분류되어 대장과 기록물철에 등록됩니다.

문서함 분류	내역
기록물등록대장	해당 부서에서 생산된 기안, 발신, 접수한 모든 문서 보관
기안완료함	해당 부서에서 기안하여 결재가 완료된 문서 보관
수신완료함	타 부서에서 발송하여 수신접수한 문서 보관
발신완료함	해당 부서에서 기안하여 타 부서로 발송한 문서 보관
배부대장	해당 부서에 수신된 문서를 타 부서에 배부한 문서 보관
	배부처의 수만큼 문서 등록. 각 문서에 배부번호 부여
비공식문서	부서에서 생산하여 결재가 완료된 문서 및 접수 처리한 문서 중 문서번호가 부여되지 않은 문서 보관
협조함	해당 부서에서 부서협조한 문서 보관. 원기안문서의 결재완료 시점에 협조부서의 협조함에 등록됨.
기록물철	문서를 단위업무로 분류하여 보관하는 문서함. 문서의 결재가 완료되면 문서 작성 시 지정한 기록물철에 자동으로 등록됨

단위업무코드

기록물철을 추가하려면 기록관 시스템에서 받은 단위업무코드가 있어야 합니다. 정식 단위업무코드가 없는 경우, 임시로 단위업무코드를 만들어 사용합니다.

문서함 공유 및 관리

문서함 공유 및 관리는 부서관리자와 문서관리자가 할 수 있습니다. 각 기록물철 담당자도 본인이 관리하는 기록물철을 관리(재편철, 편철확인) 할 수 있습니다. 또한, 문서함 

기존문서 활용한 활용기안 및 첨부기안

결재가 완료된 문서의 내용을 활용하여 재작성하여 기안할 수 있습니다. 또한, 결재가 완료된 문서를 첨부하여 기안할 수도 있습니다.

문서 재발송 및 재배부

기안자와 발송담당자는 발송된 문서를 기존 수신부서에 재발송하거나 다른 부서를 수신부서로 지정하여 추가로 재발송할 수 있습니다. 접수담당자는 배부한 문서를 다른 부서에 재배부할 수 있습니다.

비전자문서 등록

전자결재가 아닌 수기로 작성 및 결재되었거나, 우편이나 팩스 등의 비전자문서로 수신된 문서를 문서함에 등록하여 관리할 수 있습니다. 비전자문서를 등록할 수 있는 문서함은 기록물등록대장, 기안완료함, 수신완료함, 발신완료함, 비공식문서, 협조함, 감사함입니다.

문서인수인계

문서함의 문서를 다른 부서의 문서함으로 인계할 수 있습니다. 문서가 인계되면, 인계부서에서는 해당 기록물철이 ‘편철불가’로 변경되어 편철할 수 없습니다.

문서함	설명
기록물등록대장 기안완료함/수신완료함/발신완료함/협조함	인계 시, 대장의 모든 문서가 이관부서의 각 함으로 인계됩니다. 조직개편으로 부서가 통폐합되었을 경우, 기록물등록대장을 인계하면 모든 문서를 간편하게 이동시킬 수 있습니다.
	기안완료함/수신완료함/발신완료함/협조함의 문서는 함별로 문서를 인계할 수 없습니다.
배부대장/비공식문서/감사함	기록물등록대장에 등록되지 않은 별개의 문서들로, 각 함별로 문서를 인계해야 합니다.
기록물철	해당 기록물철에 편철된 문서만 인계됩니다. 부서의 업무가 변경되거나 일부 업무를 인계할 경우, 특정 기록물철에 편철된 문서만 인계합니다.
	단위업무코드 단위로 인계하려면, 단위업무코드 기록물철을 인계하면 해당단위업무코드 하위의 기록물철이 한꺼번에 모두 인계됩니다.

문서함 인계

조직변동 또는 업무이관으로 문서를 처리하는 부서가 변경될 경우, 문서함을 다른 부서에게 이관할 수 있습니다. 문서함 이관 후, 이관한 문서함 및 결재문서는 인수부서의 문서함에서 확인할 수 있습니다.

인계받은 문서 정리

인계받은 기록물철은 인수부서의 정리할 기록물철에 추가됩니다. 정리할 기록물철은 문서관리자에게만 활성화되는 폴더입니다. 문서관리자는 인계받은 문서를 소속부서의 단위업무코드로 이동하여 정리해야 합니다.

마치며

문서함 관리는 효율적인 조직 운영에 필수적입니다. 문서함 공유, 문서 재활용, 이력 관리, 기록물대장, 문서 인수인계, 비전자문서 관리 등 각 기능을 잘 활용하면 문서의 체계적인 관리와 효율적인 업무 처리가 가능합니다. 각 기능을 적절히 사용하여 조직의 문서 관리 수준을 한층 높여보세요.

 

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