(4편) 프로젝트: 사업관리 산출물 작성하기

3편의 프로젝트 착수보고가 끝나면 이제 본격적으로 프로젝트가 시작됩니다. 프로젝트가 시작되면 분석단계 시작과 함께 사업관리도 시작됩니다. 사업관리에는 일간, 주간, 월간 보고와 함께 회의록, 이슈사항보고, 근태관리현황보고, 보안관리점검 등 사업관리 산출물이 있습니다. 오늘은 사업관리 산출물 목록과 작성 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

사업관리란

사업관리란 프로젝트 목표를 성공적으로 달성하기 위하여 프로젝트를 기획하고, 추진하는 실행 계획에 대하여 지식, 기술, 기법 및 역량 등을 적용하여 프로젝트 이행 절차를 감시, 통제 및 종료하는 가정으로 말하면 안방마님과 같은 역할이라고 할 수 있습니다.

가정에서 안방마님은 집안의 모든 출납을 관리하고, 가정 생활을 관리하듯이 프로젝트의 사업관리자 또한 이러한 업무를 진행합니다.

사업관리자는 전체 예산을 관리합니다.

사업관리자 승인이 없으면 예산을 사용할 수 없습니다. 즉 사업관리자의 승인이 있어야 예산을 사용할 수 있습니다. 식대, 택시비, 회식, 사무용품 구입 등 전체 프로젝트 예산을 관리합니다. 이렇듯 막강한 권한을 가지고 있습니다.

사업관리자가 예산을 관리한다는 사실을 처음 아셨을 분도 계실 것입니다. 왜냐하면 조그만 회사에서 하는 프로젝트는 사업관리자가 따로 없이 프로젝트 PM이 이 모든 역할을 다 하기 때문입니다. PM이 아주 힘들어지는 상황이 됩니다.

하지만, 사업관리자는 돈만 관리하는 것이 아닙니다.

사업관리자는 계약과 검수 또한 진행합니다.

프로젝트는 많은 3rd Party 상품을 매입하고 이에 대한 대금 지급에 맞는 증빙자료까지 관리 합니다 .이런 모든 계약서를 검토하고, 법무팀의 검토가 필요하면 요청하기도 하고, 행정적인 모든 처리를 하는 역할도 있습니다.

또한, 프로젝트의 투입인력, 변경인력, 철수인력 등 인력관리 또한 사업관리자의 역할입니다.

프로젝트의 투입 인력의 이력서, 졸업증명서, 자격증명 등 다 받아서 검토하고 이상이 없는지 확인의 역할도 있습니다. 그리고, 프로젝트에 필요한 탕비실 물품 관리까지 정말 전천후 역할을 담당하고 있습니다. 이 모든 일을 대부분 혼자하게 됩니다. 참 어려운 업무라고 생각합니다.

사업관리자 역할이 여기서 끝이 아닙니다.

마지막으로 오늘 이야기할 산출물 관리에 대해 말씀드리겠습니다.

통상적으로 사업관리업무를 PMO(Project Manager Office)라고도 합니다.

하지만, 제가 봐왔던 사업관리 담당자와 PMO는 사업규모에 따라 각각 역할을 구분 할때도 있었지만, 대부분 사업관리자가 이 모든 것을 다 수행할 때가 많았습니다.

사업관리 산출물

사업관리 담당자는 산출물 관리를 위해 형상관리 서버에 해당하는 산출물을 관리하기 위해 SVN를 활용하여 해당 폴더를 생성하고 버전관리를 합니다. SVN(SubVersion)는 Git과 달리 중앙집중식 버전관리시스템입니다. 각각의 개발자들이 본인의 코드 변경사항을 하나의 중앙에 레파지토리(Repository)에 저장(Commit)하는 방식입니다. Git은 중앙 레파지토리(Repository)를 통째로 복사한 별도의 레파지토리를 각 개발자들이 가지고 있으며, 개발자는 변경사항을 해당 로컬 레파지토리에 반영하고, 최종적으로 이 변경사항들을 중앙 레파지토리에 반영하기 위해 요청하는 방식입니다.

사업관리 담당자는 사업관리 산출물을 관리를 위해 아래와 같이 폴더를 생성하여 관리합니다.

00 관리표준

관리 표준은 형상관리계획, 문서관리표준, 산출물관리대장, 의사소통계획, 교육훈련계획, 보안관리계획, 백업관리계획, 일정관리계획, 품질관리계획, 요구사항관리계획, 위험관리계획, 이슈관리 계획 등 전반적인 프로젝트 관리를 위한 산출물 계획을 작성합니다. 규모가 작은 프로젝트의 경우, 관리 표준은 거의 만들지 않으며, 고객 요구에 따라 이슈관리계획서는 작성을 하여 사용하기도 합니다.

구분	산출물 작성 내역
형상관리 계획서	OOO 시스템 구축 및 업무 효율화 시스템 구축 프로젝트 전 과정을 거치면서 변경 및 승인과 관련된 여러 활동을 체계적이고 일관성 있게 관리하고 통제함으로써, 산출물의 무결성을 확보하고 유지하기 위한 구체적인 절차 및 방법을 제공합니다
문서관리표준	본 지침은 프로젝트 표준문서를 작성하는데 있어서 작성 방법 및 형식을 표준화함으로써 표준문서를 쉽게 작성할 수 있도록 함을 목적으로 합니다.
산출물관리대장	분석, 설계, 구현, 테스트, 이행 단계별 제출해야 하는 산출물 목록을 관리하는 대장으로 주로 엑셀로 작성합니다.
의사소통계획서	의사소통관리는 프로젝트 전반 및 부문의 주요 의사소통 참여자를 식별하고 이를 조직화하며, 프로젝트 참여자들의 체계적인 의사전달 통로를 마련함으로써 원활하고 효율적인 의사소통 체계를 구축하고 주요 산출물에 대해서는 고객과 함께 검토 및 확인하는데 그 목적이 있습니다.
교육훈련계획서	시스템 구축을 성공적으로 완료할 수 있도록 프로젝트 진행에 필요한 방법론 및 사용도구에 대한 전반적인 지식을 습득할 수 있도록 합니다.
	시스템 구축 초기 분석 단계부터 구축완료 후 시험 및 운용까지 개발 전 단계에 참여하는 프로젝트의 각 부문 팀원들이 요구사항에 적합한 시스템을 구축할 수 있도록 하기 위해 필요한 IT 기본 기술 및 패키지 관련 전반적인 지식을 습득할 수 있도록 합니다.
보안관리계획서	OOOO 시스템 재구축 사업을 진행하는 과정에 있어 보안이 요구되는 업무관련 자료 및 결과물, 정보 등을 철저하게 관리하고 유출을 방지하는 것을 목적으로 합니다. 특히, 사업의 수행 과정에서의 참여인원․장비․자료 등에 대한 기술적, 물리적 관리를 통해 안전하고 체계적으로 사업을 수행합니다. 보안관리 대상은 사업장 보안, 문서 보안, 정보 보안, PC보안, 저장매체 보안, 인터넷 보안 등의 물리적․기술적 사항 등을 대상으로 합니다.
백업관리계획서	OOOO 시스템 재구축 사업을 수행하면서 발생할 수 있는 인력의 실수, 하드웨어의 오류, 프로그램의 오류, 해커의 침입, 자연재해 및 각종 재해로부터 발생할 수 있는 업무의 중단을 최소화 하며 데이터를 빠른 시일에 복구 할 수 있는 것을 목적으로 합니다. 적용 범위는 OOOO
	시스템 재구축 사업 개발 대상 시스템의 소스, 산출물을 대상으로 합니다.
일정관리계획서	일정관리는 프로젝트 전반 및 부문의 주요 마일스톤 수립과 일정의 효율적인 진행을 위해 각 작업단위(Work Package)로 WBS를 수립하며 일정변경기준을 관리함으로 일정 지연의 방지와 프로젝트의 납기와 예산에 맞는 프로젝트 진행이 이루어짐에 목적이 있습니다. 적용범위는 프로젝트 생명주기 전 기간에 걸쳐 지속적으로 수행됩니다.
품질관리계획서	본 문서는 “OOO시스템 구축” 사업의 착수에서 인수에 이르기까지 프로젝트 개발의 각 단계별로 활동, 산출물, 도구 및 기법 등의 표준과 이에 대한 교육을 제공하고, 사업 수행 중에 품질을 모니터링하고 검토하며, 개발된 산출물에 대한 검사와 시험을 통해 품질 수준을 지속적으로 개선하는데 필요한 품질관리 활동 체계를 구축하는데 그 목적이 있습니다. 적용범위는 사업수행계획서 품질관리계획에 기초하여 「단계 수준」의 품질관리를 수행하는 것으로 합니다.
요구사항관리계획서	본 문서는 요구사항 개발 프로세스의 요구사항 도출, 분석, 명세화 등과 병행적으로 수행되어 고객과 프로젝트팀 간에 공통의 이해관계를 수립하고 요구사항의 검증 및 승인, 변경관리, 추적관리를 통하여 요구사항을 일관성 있게 유지 관리하는데 있습니다.
	제안요청서, 제안서, 기술협상 및 요구분석 단계의 고객 요구사항에 대한 명확한 정의가 필요하며, 사업수행 도중 발생할 수 있는 요구사항 변경 절차를 마련하여 주관기관, 수행기관과 체계적인 프로세스를 마련하는데 있습니다.
위험관리계획서	프로젝트를 수행하는 과정에서 발생하는 이슈 및 예상되는 잠재적인 위험을 예측하여 위험에 대한 완화 계획 및 발생 시 대책을 수립하고 지속적으로 추적․관리함으로써 프로젝트를 성공적으로 수행할 수 있도록 합니다. 적용범위는 프로젝트 생명주기 전 기간에 걸쳐 지속적으로 수행되며 프로젝트 관리, 적용기술 및 시험평가 등의 전 분야에 적용됩니다.
이슈관리계획서	프로젝트 기간 동안에 영향을 미칠 수 있는 이슈를 인식, 문서화, 평가, 해결하는 것으로, 이슈의 조기 발견 및 해결을 통한 프로젝트 성공 달성과 체계적인 이슈 관리를 통한 프로젝트 팀원 간의 의사소통 증진을 목적으로 합니다.

01 사업수행계획서

프로젝트를 수행하기 전에 사업에 대한 사업명, 사업기간, 사업범위, 사업 배경 및 목적, 사업 세부 추진방안, 추진 일정, 사업수행체계, 사업 소요 예산 등 육하원칙에 의거하여 작성되는 문서입니다. 발주사는 제안사에서 제출한 착수계, 사업수행계획서를 확인 후 착수보고를 통해 사업의 시작을 알리게 됩니다. 사업계획서는 프로젝트의 현실적인 목표를 세우고, 프로젝트 수행 시 발생할 수 있는 가능한 실수를 사전에 제거하고, 프로젝트 진행 상태를 모니터링할 수 있다는 점에서 반드시 필요한 문서입니다.

02 일정관리

일정관리는 WBS를 관리합니다. WBS는 1개 파일을 매주 업데이트 하고, 탭으로 관리할 수 있지만, 관리 상 매주 파일을 생성하여 사용하는 것을 권장합니다. 이렇게 하는 것은 내용 작성에 문제가 있거나, 주간보고 내용이 상이할 때 빨리 수정할 수 있기 때문입니다.

03 주간보고

주간보고는 사업진척현황에 대해 매주 추진 일정, 진척 현황, 단계별 진행 현황, 업무별 진척현황, 단위업무현황, 미결업무 및 이슈사항, 요청사항을 보고하는 문서입니다. 전체 프로젝트 기간이 6개월 정도가 되면 매월 월간보고를 실시하기도 합니다.

주간보고 작성은 아래한글 혹은 워드파일로 작성을 하며, WBS의 내용을 아래와 같은 내용이 나오도록 별도 보고용 엑셀로 만들어 관리합니다. 엑셀에는 전체 추진일정 관리할 수 있는 추진일정 탭과 진척현황 요약 탭 그리고 단계별 진행 현황 계산 탭, 업무별 진척현황 탭을 모두 분리하고, 전체 투입 인력현황 탭,날짜 관리 탭을 엑셀로 관리하면서 주간보고 때 수정하여 사용합니다.

04 각종보고

착수보고, 중간보고, 완료보고, 자문위원회 보고 외 설문, 인터뷰 결과 보고 등 보고서 최종본과 산출 근거 자료를 함께 보관합니다. 간혹 딸랑 보고서만 저장하는 경우가 있는데, 산출 근거 자료는 매우 중요합니다. 예를 들어, 중간보고나 최종보고 이후 설명했던 자료 중에 수치화하여 넣은 장표가 있다면, 근거를 요청하는 사례가 종종 발생할 때가 있습니다. 또, 공공가이드 라인 몇 페이지를 참고했다고 한다면, 공공가이드라인이 있어야 어디를 이용했는지 알수가 있기 때문에 이런 때를 대비하여 반드시 근거 자료는 같이 저장을 해 두시기 바랍니다.

05 보안서약서

보안서약서는 각 기관이나 기업마다 용역업체 보안관리 가이드라인이 있습니다. 이에 근거하여 내용을 작성하고 관련 근거를 보관해야 합니다.

용역업체가이드라인에는 용역사업 참여 인원 전산장비 현황 목록, 용역업체 보안점검 체크리스트, 인계인수 관리대장, 완전삭제 보안확약서 등이 있으며, 개인정보보호관련법률 관련해서는 개인정보보호 서약서, 프로젝트 사업에 대한 서약서 등이 있습니다.

기관에 따라 보안관련 요구 산출물이 훨씬 더 많은 경우가 있습니다. 예를들어, 장비 반출입관리대장, 일일 출퇴근 관리 대장, 월별 관리 대장, PC/모바일 보안스티커 발부현황 관리 대장 등 훨씬 더 많을 수가 있으며, 더 까다로운 기관도 있습니다.

06 투입인력 이력사항

투입인력 이력사항은 투입된 인력 외에 비상주 인력의 프로필도 요구할 수 있어, 모두 관리를 해야 합니다. 또한, 각 업무의 역할별로 PM, PL, 개발, 디자이너, SE, DBA, TA 등으로 구분하여 관리하고 관련 자격증 및 기술등급 확인서 등 근거자료도 함께 관리해야 합니다.

IT 업계에 계속해서 종사하신다면, 소프트웨어기술자 경력관리는 매우 중요하기 때문에 아직 경력관리를 하고 있지 않다면 경력관리를 해 두시길 바랍니다.  

 

소프트웨어기술자 경력관리시스템

소프트웨어 기술 등급 및 2024년 소프트웨어 노임단가표 알아보기

98 계약관리

일반적으로 발주사와 수행사 간 계약서 및 견적서를 관리하며, 상품 매입에 따른 업체별 기술지원 확약서와 변경 계약이 일어날 경우 변경 계약에 대한 사항과 투입인력의 인원 교체에 따른 인원 재 산정한 엑셀과 공문을 관리합니다.

99 회의록

회의록은 각 단계별 및 행위별 회의록을 모두 작성하시길 바랍니다. 일단 모이면 회의록을 작성하고 사인이나 메일, 메신저 등으로 공유하시기 바라며, 공유한 일자를 모두 대장으로 관리해야 합니다. 일반적으로 회의록은 발주사와 수행사간의 추가 요구사항 목록을 정리하거나 의사결정 사항을 관리하는 용도로 활용하지만, 회의록은 프로젝트가 끝나고도 산출물이 없다거나 기능 개발이 안되었다고 하는 경우가 있어 향후 발주사와 수행사간 의견 충둘 시 모두 근거자료로 활용이 가능합니다.

아마, 회의가 워낙 많아서 이를 모두 기록하기가 어려울 때도 있습니다. 이럴때는 메일을 활용하여 근거를 남기거나 아니면 모두 작성을 해야 합니다. 요즘은 파파고 음성 번역을 활용하여 텍스트로 변환하여 회의록을 작성하는데 도움이 됩니다. 하지만, 이것도 한두시간이 걸리니, 아예 처음부터 노트북을 가지고 다니거나 필기도구를 가지고 회의록 작성 기준에 맞춰 쓸 수 있도록 연습을 해 두어야 합니다. 그렇지 않으면, 중요한 의사결정이 누락되어 곤란하게 될 수도 있습니다. 프로젝트 PM이나 사업관리 담당자라면 무조건 모든 회의는 녹음을 하고, 의사결정 사항에 대해서는 회의록이나 메일로 참여자의 확인을 하는 습관을 가지기 바랍니다.

마치며

오늘은 프로젝트 사업관리 산출물 작성법에 대해 알아보왔습니다.

위의 내용을 보시면 아시겠지만, 프로젝트 사업관리 산출물은 주간보고, 회의록, 각종보고 자료 작성과 산출물 작성 및 검토, 인력관리 등 어마어마하게 많습니다. 하지만, 대부분의 개발 프로젝트에서는 사업 비용이 적고, 비용 절감을 위해 이런 사업관리 담당자를 별도로 배정하지 않고, 프로젝트 PM이 모두 하기를 원합니다. 기업 입장과 PM 입장이라는 부분에서는 참 어려운 문제이기는 하지만, 프로젝트 투입된 PM은 이런 프로젝트를 하고 나면 두번 다시 PM을 하지 않게 만드는 결과를 만들기도 합니다. 가장 근본적인 문제는 발주사에서 프로젝트가 어떻게 돌아가고, 필요한 인력이 있는지를 명확히 파악하여 각 역할별 인력을 제시하고 제대로 된 사업대가를 지불할 때 해결되지 않을까 생각이 됩니다.

다음편에서는 사업관리 산출물 중에 주간보고 내용에 들어가는 엑셀 작성법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

 

프로젝트에 대해 다른 사항이 궁금하다면 아래 링크를 클릭하세요

(1편) 프로젝트: 기술협상서 작성하기

(2편) 프로젝트: 사업수행계획서, WBS 작성하기

 

(3편) 프로젝트: 프로젝트 착수 보고 작성하기