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그룹웨어 병원 구축 사례에 대해 알아보고자 합니다. 지역의 거점 병원인 경우, 업무적 특성 및 기술적 특성들이 내포하고 있어 이에 대해 구체적인 구축 절차와 고려요소, 프로젝트 성공요소에 대해 파악해 보고자 합니다.
병원의 특성
서론에서 말씀드린데로 대형 병원은 여러 계열사를 거느리고 있는 경우가 많습니다. 사내 인프라를 담당하는 계열사, 대학교를 가지고 있기도 하고, 의료 제조 및 기기를 판매하는 계열사, 외식업을 담당하는 계열사 들이 포함되어 있습니다. 이런 특성을 모르고 접근할 경우 하나의 프로젝트에서 마치 5개~6개의 프로젝트를 하는 상황이 발생할 수 있습니다.
또한, 병원 자체의 업무만 하더라도 전자의무기록(EMR: Electronic Medical Record)으로서 모든 의료기록을 전자문서로 기록 보존하는 것으로 OCS와 PACS를 개념을 모두 포함한다.
- 처방전달시스템(OCS : Order Communication System) : OCS 업무는 개개의 환자에 대한 약처방정보 및 주사정보를 효율적이고 정확하게 온라인 형태로 입력, 수정, 취소하고, 약․주사 처방을 검사, 조회하여, 사용자 요구에 따라 처리 출력하는 일련의 내용을 포함한다
- 영상정보관리시스템 (PACS : Picture Archiving Communication System): 의료영상, 특히 진단영상들을 디지털 상태로 변환하여 영상을 획득한 후 고속의 통신망을 통하여 전송하고 데이터를 주저장장치에 저장, 필름 대신에 고해상도 모니터를 통하여 방사선과 의사 및 임상의사들이 직접 환자진료를 하는 포괄적인 영상관리(archiving) 및 전송(communication)시스템을 말한다
이런 EMR 시스템과 그룹웨어 연계가 있으며, 그룹웨어를 업무 포털로 활용하고 있다면 그 연계 범위는 더욱 확대되며, 아주 복잡한 양상을 띄게 됩니다.
그룹웨어 도입 사유
그룹웨어 도입 사유는 개략적으로 IE 종료에 따른 IE11 종속성을 해소하고, 노후화된 시스템 개선 및 사용자 요구사항 반영하고자 그룹웨어를 도입합니다.
하지만, 이런 부분에서 상당한 함정이 있습니다. 사유는 큰 그림에서 그렇다고 이해를 하면 됩니다. 실제 사전 영업 당시 업체를 방문하여 사용자 요구사항 및 시스템 그리고 지원 인력이 있는지 좀 더 세밀한 검토가 필요합니다. 이런 과정을 생략하고 수주를 하고 프로젝트를 진행을 하게 되면 프로젝트 지연 및 이슈가 상당히 많이 발생할 수 있습니다.
프로젝트 이슈 사항
첫째, 사용자 요구사항에 대한 파악이 필요합니다.
사용자 요구사항이 불명확한 부분이 많다면 하루 정도 상주하면서 그 기능과 내용을 파악하는 것이 좋습니다. 파악을 하였다고 하더라도 실무 담당자가 아는 프로세스와 유지보수를 하고 있는 인력이 알고 있는 프로세스가 달라 향후 분석 단계에서 상당한 의견 차이를 보일 수 있으니 사전 영업 단계에서 파악이 중요합니다.
둘째, 시스템에 대한 파악이 어렵습니다.
10년 이상 운영을 하다보니 어떤 시스템에 어떤 기능을 커스터마이징에서 사용하는지 알기 어렵습니다. 즉, 필요에 따라 그때그때 프로그램을 개발하여 사용하고, 실제 개발자가 퇴사하는 경우가 많습니다. 그래서 히스토리 관리가 안되어 있을 가능성이 농후합니다. 그래서, 타 시스템들의 소스 분석까지해서 연동을 해야 할 상황이 생기기 때문에 이 부분에 대해서도 매뉴얼이나 유지보수 업체, 형상관리가 되고 있는지 사전 파악이 필요합니다.
셋째, 프로젝트 지원 인력에 대한 파악이 필요합니다.
프로젝트는 수주한 프로젝트팀만 하는 사업이 아닙니다. 프로젝트 수행시 내부 시스템에 대한 지원 인력이 비협조적이거나 담당자가 퇴사한 경우는 프로젝트 지연이 될 수 있습니다.
넷째, 내부 프로젝트 TFT가 조직이 되어 있어야 합니다.
프로젝트 기간은 한정되어 있기 때문에 다양한 계열사를 인터뷰하거나 설문 그리고 요구사항이 달라진다면 프로젝트가 계열사별 프로젝트로 발전할 수 있습니다. 이 또한 분쟁이 시작이 될 수 있습니다.
다섯째, 개발서버와 운영서버가 제대로 운영되고 있는지 파악이 필요합니다.
개발서버와 운영서버가 제대로 운영된다면 의미는 데이터 동기화가 되어 테스트가 가능한 수준이 되어야 한다는 의미입니다. 하지만, 대수롭지 않게 생각해서 넘어간다면, 개발 및 테스트 단계에서 테스트가 안되는 상황이 발생할 수 있습니다. 아주 위험한 상황이라고 할 수 있습니다.
프로젝트 구축 절차 및 고려사항
프로젝트는 통상적으로 대형 병원의 경우 8개월에서 12개월로 장기간에 걸쳐 진행됩니다. 착수보고회를 거쳐 분석, 설계, 구축, 테스트, 안정화 단계로 진행되게 됩니다. 이 과정에서 중간보고와 완료보고를 하게 됩니다.
분석단계에서 환경분석, 요구분석 및 GAP 분석, 시스템 현황 분석 등을 수행하게 됩니다. 설계단계에서는 이를 기반으로 목표시스템을 설계하고 구현단계로 넘어가 구현을 하게 됩니다.
그리고, 테스트 및 안정화 단계를 거쳐 오픈을 하게 됩니다.
하지만, 순조롭게 간다면 그렇다는 것이며, 포털사업이 함께 진행되었다면 포털 메인화면 결정이 시급합니다. 화면 설계를 했지만, 내부 의사결정 지연으로 메인 시안이 늦게 나올 수 있어 각별히 주의가 필요합니다. 디자인 시안이 늦게 나왔다고 하더래도 그 책임은 고스란히 제안사가 져야 하기 때문입니다.
원백사업의 경우 마이그레이션이 문제가 될 수 있습니다. 마이그레이션이 되었다 하더라도 권한에 대한 체크가 필요하며, 권한이 잘못 설정되면 오픈 되지 않아야 할 문서들이 오픈되어 재앙이 될 수 있습니다.
또한, 실제 업무담당자와 사업을 주관하고 있는 IT 내부 부서와 내용 전달이 잘못되어, 결재 프로세스나 연동 프로세스를 테스트 시 그때 발견되는 오류도 상당히 많이 있어, 개발을 다시 해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다. 이런 부분에 대해서도 주의가 필요합니다.
오픈 전에는 cutover 체크리스트를 작성하여 고객과 함께 검증하고, 만약에 있을 위험에 대해 대응할 수 있는 체계가 마련되어야 합니다.
결론
대형 병원 프로젝트의 이슈, 구축 절차, 구축 방안에 대해 간단히 살펴보왔습니다. 어떤 프로젝트도 이슈가 없는 프로젝트는 없는 것 같습니다. 이를 고객과 어떻게 의사결정하고 같이 해결할지를 고민하고 정리해 나간다면 좀 더 성공적인 프로젝트가 되지 않을까 생각합니다. 프로젝트 초반에 열린 마음으로 고객과 프로젝트팀이 한마음이 될 수 있도록 분위기를 조성하고 프로젝트 내내 관심을 갖는 것이 무엇보다 중요한 요소가 아닐까 생각합니다.
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