(9편) 제안서 작성법: 파워포인트 200% 활용하기

장인은 도구 탓을 하지 않는다고 합니다. 하지만 제안서에서 아주 작은 차이를 위해 좋은 도구는 필수라고 생각합니다. 이런 작은 차이를 만들어 줄 수 있는 것이 바로 파워포인트 도구를 어떻게 활용하느냐에 달려 있는 것 같습니다. 그래서, 오늘은 제안서 작성법 중 파워포인트 활용법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

제안서 및 발표 자료를 만들 때 슬라이드 마스터를 활용하라

제안서를 쓸 때나 발표자료를 만들 때 모든 슬라이드에 같은 글꼴 및 표지, 로고, 배경 이미지를 넣고자 할 때가 있습니다. 이럴 때 슬라이드 마스터라는 한 위치에서 이러한 변경 내용을 수행하면 모든 슬라이드에 적용됩니다. 슬라이드 마스터 보기를 열려면 보기 탭에서 슬라이드 마스터를 선택합니다. (메뉴 > 보기 > 슬라이드 마스터 클릭)

① 슬라이드 마스터: 슬라이드 마스터를 편집하면 해당 마스터에 기반한 모든 슬라이드가 변경됩니다.

② 레이아웃 마스터: 대부분의 경우 레이아웃 마스터를 이용하여 1장, 2장, 3장, 4장, 5장, 6장으로 각 장별로 표시하여 관리하는 것이 좋습니다.

제안서를 쓸 때는 파워포인트에서 제공하는 기본적인 템플릿을 활용하는 것보다 컨텐츠 내용을 분석하여 제안에 맞게 템플릿을 따로 제작한 다음 사용해야 합니다. 제안과 일치감을 주어 고객에게 친숙함을 줄 수 있습니다.

파워포인트 구역 추가를 활용하여 각 장별로 관리하라

폴더를 사용하여 파일을 구성하는 것과 마찬가지로 구역을 사용하여 슬라이드를 의미 있는 그룹으로 구성할 수 있습니다. 구역이름을 클릭하면 접기/펼치기가 가능하여 각 장별로 나누어서 관리할 수 있어 제안서를 리뷰 할 때 활용하시면 좋습니다.

파워포인트 단축키를 활용하라

제안서를 좀 더 빠르게 작성하거나 제안 내용을 변경하거나 반복되는 부분을 수정할 때 단축키를 활용하면 작업 시간을 아주 많이 단축 시킬 수 있습니다.

구분 단축키 용도

중요 Ctrl + C, V, X 글자 복사 및 붙여넣기, 잘라내기

중요 Ctrl + S 문서 저장하기, 제안서 작성 시 중간 중간 저장 필요 Ctrl + B, I, U 글자 굵게, 기울이기, 밑줄

Ctrl + T 글꼴 서식 창

Ctrl + E, J, L, R 가운데 정렬, 양쪽 정렬, 왼쪽 정렬, 오른쪽 정렬 Ctrl + A, D 전체 선택, Ctrl +C,V 없이 텍스트 및 슬라이드 복제, 2개 이상의 도형을 일정 간격으로 개체 복사 Ctrl + N, M 새 프리젠테이션 생성, 새 슬라이드 추가

중요 Ctrl + Y, Z 재실행, 실행취소(컨텐츠를 잘못 움직여서 이상하게 될 때) 중요 Ctl + G, Ctrl + Shift + G 그룹 지정 및 그룹 해제 중요 Ctrl + Shift + >, < 글자 키우기, 글자 줄이기

중요 Ctrl + Shift + C, V 서식 복사, 서식 붙여넣기

중요 Ctrl + 마우스 휠 슬라이드 작업 화면 조절(슬라이드를 벗어나는 그림 조절) 중요 Ctrl + F, H 글자 찾기, 글자 모두 바꾸기

중요 F4, F7, F12 마지막 작업 반복, 맞춤법 검사, 다른 이름으로 저장 중요 ALT + H + R2 + O 글꼴 한꺼번에 바꾸기인데, 단축키보다는 홈> 바꾸기> 글꼴바꾸기를 눌러 작업하는 것이 편리함

나만의 자주 쓰는 메뉴를 등록하여 활용하라

메뉴 화면에 커서를 갔다 놓고 마우스 우클릭 > 빠른 사용도구 사용자 지정할수 있습니다. 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 시 모든 명령가 나오게 하려면 명령 선택에서 모든 명령을 선택하면 파워포인트 활용되는 모든 도구가 표시됩니다. 자신이 많은 쓰는 메뉴를 등록합니다. 가져오기/내보내기 기능을 활용하면 현재 사용자 지정 내역을 파일로 내보내서 다른 컴퓨터에서 사용할 수 있습니다.

 

등록하여 확인을 누르면, 아래와 같이 표시되고 문서 작업 시 활용하면 더욱 빠른 제안서 작업을 진행할 수 있습니다.

마치며

오늘은 제안서 작성법 중 빠른 제안서 작성을 위한 파워포인트 활용법에 대해 알아보았습니다.

제안서 및 발표 자료를 만들 때 슬라이드 마스터를 활용하고, 파워포인트 구역 추가하여 각 장별로 관리하며, 파워포인트 단축키와 나만의 자주 쓰는 메뉴를 등록하여 활용함으로써 지금보다 보다 빠른 제안서 작성을 할 수 있습니다. 아마 처음 제안서를 쓸때와 이런 부분을 업그레이드하여 제안서를 쓸때와는 속도 면에서 상당히 차이가 있을 것입니다.

또한, 위의 내용이 어려우시면 내일배움카드를 활용한 파워포인트 강의들을 많이 활용하셔서 자기개발을 해 보시기 바랍니다.

국민내일배움카드 신청자격, 신청방법 및 활용법, 혜택 등 알아보기

 

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(4편) 제안서 작성의 전략 및 전술? 제안요청서의 구성 및 평가기준 파악하기

(5편) 제안서 작성의 전략 및 전술? 1등 기업과 2등 기업 전략

(6편) 제안서 작성의 전략 및 전술? 경쟁사 대비 차별화 및 가격 전략

(7편) 제안서 작성 방법: 목차 구성, 템플릿 개발, 세부 작성법

(8편) 제안서 작성법 : 컨텐츠 구조화 방법 및 제안 작성 팁(파워포인트 단축키)