(5편) 프로젝트: 주간보고, 월간보고 작성하기

주간보고는 사업진척현황에 대해 발주사에게 매주 추진 일정, 진척 현황, 단계별 진행 현황, 업무별 진척현황, 단위업무현황, 미결업무 및 이슈사항, 요청사항을 보고하는 문서입니다. 주간보고 작성은 아래한글 혹은 워드파일로 작성을 하며, 주요 진척 상황을 관리하기 위해 별도 보고용 엑셀로 만들어 관리합니다. 엑셀 탭에는 전체추진일정, 진척현황 요약, 단계별 진행 현황, 업무별 진척현황, 전체 투입 인력현황, 날짜 관리를 할 수 있도록 엑셀로 관리하고, 매주 복사하여 주간보고에 활용합니다. 오늘은 이렇게 주간보고에 활용하는 근거자료인 엑셀 자료와 월간보고 형식에 대해 알아보도록 하겠습니다.

주간보고 양식

주간보고 표지는 주로 심플하면서 발주사 로고와 사업명 그리고 주간 보고 날짜와 사업자 PM과 발주사 담당팀장이 확인하고 사인하도록 하는 서명칸으로 구성됩니다.

사업 진척 현황에는 추진 일정과 진척 현황 그리고 단계별 진행 현황을 누적 관리합니다. 그리고, 업무별 추진 현황은 계획대비 완료율과 가중치 적용 계획대비 완료율을 확인할 수 있습니다. 이는 단계별 진행 현황의 계획 대비 실적의 근거자료가 됩니다. 단위업무 진행현황은 금주에 수행한 업무를 기술하며 계획은 차주에 실행할 업무를 기술합니다.

단위업무 진행현황은 고객에 따라 금주실적, 차주계획, 차차주계획까지 작성을 하거나, 지난주 실적, 금주 계획, 차주 계획 이렇게 작성하기도 할 때도 있습니다.

마지막으로 미결 업무는 이번주까지 해결되지 않은 업무를 기술하고, 문제(이슈)사항으로는 금주에 발생한 이슈사항을 기술합니다. 요청사항은 앞으로 해야 할일을 처리하기 위해 필요한 요청 회의나 담당자 미팅 그리고 네트워크 보안 해제 등을 요청하면 됩니다.

계획대비 완료률 계산 엑셀

계획대비 완료률을 뽑기 위해 WBS를 복사하여 별도의 탭으로 분리하여 관리합니다. 계획대비 완료율은 각 진행단계별로 구분하고, 가중치 적용 계획대비 완료율을 도출합니다.

아래는 프로젝트 착수단계에서 계획대비 완료율은 40%가 진행되었다고, 프로젝트 관리 전체 5%의 가중치 적용을 적용하면 가중치 적용 계획대비 완료율은 2%가 된다는 의미입니다. 이렇게 하여 각 단계별 완료율을 뽑고, 이를 주간보고의 단계별 진행 현황에 반영합니다.

단계별 진행 현황 관리 엑셀

주간보고 양식의 단계별 진행 현황은 단계별로 누적계획을 뽑고, 실제 누적 실적을 기록하여 누적계획과 누적실적을 관리할 수 있습니다. 여기서 누적계획보다 누적실적이 많이 나오는 경우가 있습니다. 이럴때는 누적실적으로 누적계획을 변경하여 보고합니다. 아래의 예시에서도 실제 프로젝트 착수 단계에서 1주차 누적계획은 1.5%이지만, 누적실적이 2%가 나왔기 때문에 2%로 변경하여 100%가 될 수 있도록 합니다.

전체 누적 계획과 누적 실적을 주단위로 모두 작성하여 전체를 조망할 수 있도록 해야 합니다. 프로젝트 분석 단계에서 사업 지연이 발생되면, 설계, 구축, 테스트, 안정화 단계 등을 분석하여 일정을 조절합니다. 단, 일정이 주어진 납기 내에 끝나지 않을 경우는 변경 WBS를 작성하여 먼저, 수행사에 보고하여 일정을 확정한 후 고객과 협의해야 합니다. 이때는 일정 지연 사유와 변경 WBS가 필요합니다.

전체 일정 관리 (휴무일, 명절 등) Working Day 관리

전체 사업 기간에서 실제 일할 수 있는 기간을 산정하여 작업 기간을 산출합니다. 이를 기반으로 전체 작업기간 대비 단계별 작업기간을 가중치를 작성합니다. 단계별 가중치는 단계별 지연 사유가 발생하면 전체기간 내에서만 조절을 할 수 있습니다.

투입 인력 주간 관리 현황 엑셀

주별 투입 인력 현황이 얼마나 투입되었는지를 보고할 수도 있습니다. 원래 투입하기로 했던 인력보다 많이 들어오는 경우는 보고하라고 대부분 이야기 하지는 않지만, 투입 인력이 안 들어오면 고객은 투입 인력 현황에 대해 보고 하라고 합니다. 물론 보고 하지 않는다고 해서 근태관리를 안하는 것은 아닙니다. 이 부분은 별도로 근태관리를 통해 매일 관리하며, 월간 투입 인력 현황 자료는 따로 관리를 해서 철수 시 산출물로 제출해야 합니다. 어째든 고객은 투입 인력 대비 현재 실 투입이 얼마나 되었는지를 궁금해 하면 주간보고에 넣어서 보고 해야 합니다.

아래는 각 진행 단계별 주당 실제 투입 현황을 관리하는 엑셀을 만들고, 사업계획서 상 투입 계획과 실 투입 현황과 비교하여 주간 보고에 올릴 때 사용할 수 있습니다.

월간보고

월간보고서는 사업 진행 총괄표, 사업진행 내역으로 구분되며, 사업 진행 총괄표는 전체 사업 단계별 완료일 기준으로 계획 대비 실적 그리고 차이, 달성율을 전체적으로 볼 수 있도록 하며, 사업 진행 내역은 해당월의 실적과 차월에 해야 할 주요 내역을 작성하고, 현안 및 이슈 보고를 통해 주요 의사결정자들과 해결책을 모색하는 보고라고 할 수 있습니다. 매주 주간보고를 하는데, 왜 또 월간보고를 해야 하느냐는 참석하는 대상이 다르며, 월간보고를 통해 중요 사항에 대해 의사결정을 받을 수 있기 때문에 PM이라면 월간 보고를 잘 활용할 수 있어야 합니다.

마치며

오늘은 월간보고, 주간보고 작성법 및 주간보고에 사용되는 실적 관리를 엑셀을 통해 어떻게 하는지에 대해 알아보왔습니다.

주간보고는 주 단위로 업무의 흐름을 파악하고 효율적으로 작업이 진행되고 있는지를 고객사와 수행사간 공유하는 자리이기도 하며, 현재 이슈 및 문제점을 보고하고 어떻게 해결할 것인지에 대해 고민하는 자리가 됩니다.

프로젝트 시 주간보고를 매주 하는 것 자체가 PM에게는 힘든 일이지만, 전 주의 종료와 한 주의 시작일 알리는 점에서 매우 중요하다고 할 수 있습니다.

다음편에서는 회의록 작성법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

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(1편) 프로젝트: 기술협상서 작성하기

(2편) 프로젝트: 사업수행계획서, WBS 작성하기

(3편) 프로젝트: 프로젝트 착수 보고 작성하기

(4편) 프로젝트: 사업관리 산출물 작성하기