(6편) 프로젝트: 회의록 종류 및 작성법 알아보기

프로젝트에서 회의록은 각 단계별 및 행위별 활동에 따른 회의 내용을 기록하는 것을 말합니다. 회의록을 통해 발주사와 수행사간의 참석자, 회의주제, 회의 내용 그리고 의사결정사항들을 정리합니다. 이런 정리사항은 분석단계의 사용자 요구사항의 근거로도 활용할 수 있습니다. 회의록을 작성해야 하는 대상은 착수보고 시, 각종 업무 협의 시, 인터뷰 시 등이 대표적이며, 이때 일정한 형식을 갖추어 회의를 작성하여 관련 근거를 남길 수 있습니다. 오늘은 이런 회의록 작성 원칙과 여러가지 회의록 작성하는 방식들을 알아보도록 하겠습니다.

회의록 종류 및 작성하기

회의록은 정해진 형식은 없습니다. 각 회사 및 기관에 맞게 양식은 만들어서 사용하고 있습니다. 대부분의 회의록은 아래와 같이 회의 주제, 일시, 장소, 참석자, 주요 설명 내용을 위주로 작성을 할 것입니다. 하지만, 회의록도 약간식 내용의 형태가 다르게 작성할 수 있습니다. 예를 들어, 시스템 구축 관련한 회의록은 여러 사람들의 이해를 돕고 위해 의사 결정한 사항에 대해 화면을 붙여서 설명을 하거나, 자문회의 회의록의 경우는 1차 의사결정한 사항에 대해 반영여부를 2차 회의때는 반영한 내용으로 작성을 할 수 있습니다.

아래는 일반적인 회의록 작성양식으로 참석자와 협조자를 구분하여 작성할 수 있도록 하고 있습니다.

회의록의 작성은 일시는 년월일 시간까지 작성 하고, 장소는 구체적으로 건물/층/호수, 그리고 참석자는 소속 이름 직급을 적습니다. 주요 설명 내용은 질문자의 경우나 답변자의 경우 모두 소속/이름/직급을 작성하여 명확히 누가 어떻게 질문과 답변을 했는지 알 수 있도록 해야 합니다. 소속/이름/직급을 기록하지 않거나, 부서명만 기록할 경우 나중에 누가 무슨 말을 했는지 알 수가 없어 근거로 활용할 수 없을 수도 있습니다.

또한, 회의록을 작성할 때는 혼자 기록하지 않고, 최소 2명 이상이 작성을 할 수 있도록 해야 합니다. 할 수 없이 혼자 밖에 작성을 못한다면, 음성 녹음을 해야 합니다. 그렇지 않으면 내용에 대한 정확한 파악이 안되어, 잘못 작성을 할 수도 있기 때문입니다. 회의록 작성이 끝났다면, 참석자에게 메일 보내거나 쪽지로 보내어 확인하고 오류가 없었는지 확인 작업하는 것도 필요합니다.

다음은 다양한 형태의 회의록이며, 형식은 다르지만 내용 작성은 유사하다고 할 수 있습니다.

솔루션 및 시스템 기능 구현 관련 회의록 작성하기

OO 시스템 구축 회의를 한다면, 기본적인 사항에 대해 작성하는 것은 유사 하지만, 내용 작성 시 참석자의 의사결정 사항을 구축할 화면을 표시하고 어떤 내용으로 구성할 것인지에 대한 구체적인 내용을 작성하여 회의록으로 남기시면 요구기능 분석 유용하게 활용 할 수 있습니다. 또한, 의사결정 사항에 대해서 합의된 내용을 표시해 두고, 구체적으로 누가 말씀을 했는지 명확히 기술하여 책임소재를 명확히 할 수 있도록 해야 합니다.

자문회의 관련 회의록 작성하기

자문회의 관련 회의록은 목적, 방법, 자문일자, 검토사항과 검토의견별 반영내역을 회의록으로 작성하여 관리합니다. 전문가 자문위원의 검토결과를 산출물에 반영하고, 수정을 통해 산출물의 품질을 올리고자 하는 목적이 있기 때문입니다.

네이버 클로바를 활용한 회의록 작성하기

프로젝트 시 인터뷰나 업무 회의를 많이 하게 됨으로써 회의록을 쓰는 것이 부담으로 다가 옵니다. 그래서, 요즘에는 네이버 클로바를 활용하여 녹음 후 텍스트를 변환하여 다듬는 과정으로 작업을 하고 있습니다.

주로 모바일 버전을 활용하여 녹음 후 변환하여 PC 메신저로 보내서 회의록 작업은 PC에서 하는 형태로 진행을 하고 있습니다.

사용방법은 아주 간단합니다.

클로바 노트를 설치하고 앱을 실행한 다음 +버튼, 녹음버튼을 클릭하면 녹음이 진행됩니다. 그리고 중간중간 쉬는 시간이 있을 경우 일시정지하거나 종료할 수 있습니다. 또한, 참석자 수나 음성 종류를 선택하여 활용할 수 있습니다. 녹음이 끝나면 음성파일과 텍스트 파일 두개를 다운 받을 수 있습니다.

마치며

오늘은 다양한 회의록의 양식과 작성법에 대해 알아보왔습니다.

프로젝트에서 회의록은 공식적인 기록으로 사용되기 때문에 법적 책임 및 정보 공유를 위해 매우 중요합니다. 또한, 회의록을 통해 결정된 의사결정 사항들을 참석한 사람들과 참석하지 못한 사람들에게 공유할 수도 있습니다.

프로젝트에서 회의록은 참석자들이 자신의 약속과 책임에 대해 수행하도록 합니다. 회의록은 누가 작업 할지, 언제까지 마감해야 할지를 명확하게 설명하여 진행 상황을 추적하고 과제를 지속적으로 할 수 있도록 강제성을 줄 수 있습니다.

우리는 프로젝트에서 회의록을 통해 의사소통하고, 회의록을 통해 공식적인 책임소재와 시시비비를 가릴 수 있습니다. 바쁘다는 핑계로 작성을 하지 않는다면, 리스크가 터지면 큰 피해로 다가올 수 있습니다. 소 잃고 외양간 고치는 일이 없도록 항상 회의록을 쓰는 습관을 길러 두시길 바랍니다.

 

다음편에서는 분석 단계 산출물 작성법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

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(2편) 프로젝트: 사업수행계획서, WBS 작성하기

(3편) 프로젝트: 프로젝트 착수 보고 작성하기

(4편) 프로젝트: 사업관리 산출물 작성하기

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