(13편) 제안서 작성법: 제안요약서 만들기

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by 늦둥이아빠 2024. 3. 14. 09:23

제안서를 다 쓰고 나면 제안요약서를 만들어야 하는데, 어떤 사람은 제안요약서를 잘 만드는 사람이 있는가 하면, 또 어떤 사람은 어떻게 해야 하나 고민만 하는 사람도 있습니다. 그 차이는 전체적인 글의 맥락을 알고, 무엇이 핵심이고, 고객 관점에서 고객은 무엇을 보고자 하는지에 대해 이해하고, 축약할 수 있느냐가 관건입니다. 오늘은 이렇게 제안서에서 제안요약서를 작성할 때 전체적인 글의 맥락과 축약하는 요령에 대해 알아보도록 하겠습니다.

사업 전략을 이해하고 접근하라

제안서의 많은 내용을 핵심 내용만 발췌하여 작성하려면 일단, 사업 전략을 이해해야 합니다. 사업전략은 본 사업 제안의 가장 핵심이기 때문입니다. 대략 사업전략은 4~5대 핵심 전략에 최소 8개~15개 Action Plan으로 구성됩니다. 아래의 사업목표, 사업환경이해, 사업특성, 고려사항 등을 포함하여 핵심성공요소와 사업수행전략은 모두 포함해야 한다는 뜻입니다.

그리고, 사업 평가 기준을 보고 각 장의 개요나 핵심 내용을 설명하기 위한 내용은 모두 제거하는 식으로 1차 초안을 만들면 됩니다. 1차 제안요약서 초안을 만들고, 검토하면 또 핵심에 벗어나는 내용을 찾을 수 있습니다. 이렇게 해서 2차 정제를 하게 됩니다.

여러 장을 한장으로 만들거나 A3를 이용하여 축약하라

이렇게 1,2차 정제 작업을 하였더라도 장표가 많이 줄지 않았을 것입니다. 그렇다면 장표를 어떻게 줄여야 할까요?

바로 여러 장을 한장으로 만들거나 A3를 이용하여 축약하는 것입니다.

여러 장이라면 1 개의 주제를 가지고 여러 장으로 나누어 쓴 부분이라면 아주 효과적입니다. 예를 들어 사업 전략이 그 대표적인 사례가 됩니다. 사업 추진 전략의 경우 4대~5대 전략이 도출되면 대략 각 페이지별로 대략 요약 장표 1장에 세부 장표 4장~5장이 필요합니다. 이때 요약 장표 1장에 세부 내용을 요약하여 수치를 표현해 주면 1장으로도 모두 표현할 수가 있습니다.

두번째로는 A3를 이용하여 요약할 수 있습니다.

A3 장표를 이용하여 여러 장의 장표를 한장으로 표현하는 것입니다. 기본적으로 2장을 1장 정도로 만드는 것을 추천하지만, 유사한 내용으로 구성된 장표들은 4장까지 1장으로 만들어도 전체 흐름이 유지되기 때문에 축약이 가능합니다. 이렇게 A3까지 적용하여 장표를 축약해 보면 원하는 만큼의 장표를 단숨에 만들어 낼 수 있습니다. 제안요약서도 몇 번 만들어 보시면 어느 순간 감이 와서 뚝딱 만드는 수준에 이르게 될 것입니다. 물론 뚝딱이라고 해서 30분 만에 다 만든다는 의미는 아닙니다. 하지만, 엄청 빠르게 가능하다는 뜻입니다.

마치며

오늘은 제안요약서 만들기에 대해 알아보왔습니다.

제안요약서를 축약하여 만들다 보면, 전체 글의 맥락이 안 맞을 수도 있습니다. 너무 많은 부분을 축약하고, 또 제거하다 보면 흔히 발생할 수 있는 문제입니다. 이럴 때는 흐름을 보고 내용을 추가해 주시면 됩니다. 이 방식이 정답은 아니기에 이 방식보다 여러분은 더 좋은 방법을 찾기 바라며, 제안서를 작성하시는 분들의 건투를 빕니다.

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