(15편) 제안 발표: 이기는 제안 발표 자료 만들기

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by 늦둥이아빠 2024. 3. 16. 09:20

제안서와 제안 발표자료는 다릅니다. 하지만, 제안발표 자료를 만들 때 제안요약서를 짜집기 한 다음에 제안 발표 순서대로 그대로 발표하는 제안사가 있는가 하면, 제안 전략 부분과 본 사업에서 강조해야 할 부분을 선별하여 작성하고, 제안 스토리보드를 작성하여 보다 탄탄한 구성으로 접근하는 제안사가 있다고 하면 어디 수주할 확률이 높을까요? 오늘은 이기는 제안 발표 자료 작성에 대해 알아보도록 하겠습니다.

제안 발표 시 본 사업에 대해 1장으로 요약하여 발표하라

제안 발표 자료를 만들 때, 대부분 제안요약서를 가져다 만들 것입니다. 물론 이렇게 만들어 발표를 할 수 있습니다. 하지만, 제안서와 동일한 줄거리를 발표를 하게 되면 평가자들은 큰 감동을 느끼지 못합니다. 그냥 맨날 지나가는 일상처럼 느낄 것입니다. 본 사업의 핵심키워드를 기반으로 제안 컨셉을 도출하고 이를 먼저 설명하면서 제안발표자료가 진행된다면 흥미 진진하게 흘러갈 것입니다. 또한, 준비가 잘 되어 있다고 느낄 것이며, 내용의 깊이도 다르게 느끼게 됩니다. 이런 인상적인 발표를 할 때 고객들은 높은 점수를 주게 됩니다.

제안 전략은 주제를 돋보이게 하고, 구체적인 수치와 시각적 효과를 활용하라

제안 전략은 주제를 돋보일 수 있도록 템플릿을 잘 만들어야 하며, 전략 내용을 뒷받침할 수 있는 구체적인 실적이나 투입인력의 이력사항을 근거로 제시하여야 합니다. 또한, 시스템이 통합될 경우 기존(AS-IS)시스템에서 향후(TO-BE) 시스템으로 어떻게 변화되는지에 대해 구체적으로 기술해 주어야 합니다.

제안 발표 참석자가 누구인지 파악하고 타켓팅 하라

제안 발표 시 참석하는 참석자에 따라 관심 분야가 다를 수 있습니다. 경영진이 들어오면 무엇이 좋아지고, 얼마나 절약되는지에 대해 관심이 높고, IT부서가 참석하면 시스템 운영 안정성 및 관리 편의성에 관심을 갖고, 현업들이 참석하면 사용자 편의 기능과 업무 프로세스를 얼마나 잘 반영해 줄 것인가에 관심이 높습니다. 이처럼 참석하는 사람들마다 관심분야가 달라 이에 맞춰 내용을 타켓팅 함으로써 수주 확률을 높일 수 있습니다.

제안 스토리보드를 작성하고, 검토하여 수정하라

제안 발표 자료를 완성했다면, 제안 스토리보드는 2가지 형태로 작성할 수 있습니다. 파워포인트 에 직접 노트로 작성하여 내용을 읽어 보면서 수정할 수 있습니다. 이 방법은 해당 페이지를 보면서 핵심 내용이 들어가 있는지를 바로 파악하고 수정할 수 있습니다. 또 다른 방법은 워드나 한글로 작성하는 것입니다. 각 장별로 내용을 기술하여 줄거리를 쭉 나열하고 전체적인 흐름이 매끄러운지를 확인할 수 있어 좋습니다. 저는 개인적으로 두번째 방법으로 작업을 하며, 전체 내용의 키워드를 밑줄로 그어서 핵심 내용이 빠진 것은 없는지를 체크합니다.

또한, 전체 텍스트를 읽어보고 전체 시간을 체크하여 말이 빠른지, 발표시간보다 느린지 등을 체크하여 보강을 합니다. 스토리보드는 한번 작성했다고 끝나지 않습니다. 내용을 읽다 보면 수정할 부분이 계속해서 생겨 발표 전날까지는 계속 수정을 해야 합니다.

제안 발표 후 데모 시연도 함께 준비하라

최근 추세는 제안 발표 이후 실제 데모 시연을 보면서 궁금한 사항을 물어보는 경우가 많습니다. 제안 발표만 준비를 했는데, 데모 시연도 해달라고 하면 정말 난감할 수 밖에 없습니다. 그래서, 추가적으로 제안 발표 후 데모 시연도 준비를 해 두어야 합니다. 특히 솔루션 제안이라면 거의 필수라고 생각하시면 됩니다. 고객들은 문서만으로 보기를 원하지 않습니다. 실제 솔루션이 잘 동작하는지 눈으로 보고 특이한 기능이 없는지 등을 눈으로 확인하고 싶어 합니다. 항상 유비무환의 자세로 준비를 해 두어야 합니다.

질의 응답 List를 작성하고, 답변 장표를 별도로 준비하라

마지막으로 질의 응답 리스트를 만들어서 답변이 가능한 영역은 장표로 만들어서 질의가 나오면 해당 답변 장표를 띄워서 발표하도록 해야 합니다. 고객 입장에서는 우리를 위해서 많은 준비를 했다고 느낄 것입니다. 또한, 질의 응답은 기술적인 부분과 영업적인 부분이 있을 수 있습니다. 따라서, 기술적인 부분을 답변할 개발자가 있는 경우 이런 답변은 개발자가 할 수 있도록 사전에 미리 일러 두어야 하며, 영업적인 답변은 영업 대표가 할 수 있도록 역할 분담을 해야 합니다.

만약 제안 PM 혼자 모든 답변을 해야 할 경우를 대비해서, 질의 응답서를 미리 작성하여 해당 담당자들과 협의하여 답변서를 만들어 놓고, 제안 PM은 숙지를 해야 합니다.

마치며

오늘은 이기는 제안 발표 자료 작성 및 발표에 대해 알아보왔습니다.

제안 발표 자료는 전체를 한눈에 조망하고, 제안서가 본 사업을 어떻게 바라보고 있는 것인지 그리고 사업을 전개할 것인지를 1장으로 요약하는 것이 중요합니다. 또한, 제안 발표 참석자가 누구인지 파악하고 타켓팅하고, 제안 스토리보드를 작성하고, 데모 시연과 질의 응답 리스트를 만들어 제안 발표에 준비함으로써 평가자로부터 높은 점수를 받을 수 있습니다.

제안 발표를 준비하는 단계도 많은 부분들이 있습니다. 하지만, 고생고생 작성한 제안서에 비해 대부분에 기업에서는 제안발표는 수행PM 혼자 알아서 하게 놔두고 있습니다. 이렇게 준비한 회사와 그렇지 않은 회사의 수주 확률은 극명하게 차이가 날 수 밖에 없을 것입니다.

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